Manutenção preventiva em campus universitário: como a Unicesumar parou de chegar em sala ocupada
Quem trabalha com facilities em ambiente educacional conhece bem a situação: você programa a equipe, separa equipamento, se desloca até o local, e quando chega lá tem uma aula acontecendo. Aí você cancela, reagenda, recomeça. No campus da Unicesumar em Maringá, um dos maiores complexos educacionais do Brasil, isso era rotina.
O problema de não saber o que está ocupado
Pedro Reis, supervisor de audiovisual da Unicesumar, descreve o que parecia impossível de resolver: como planejar manutenção preventiva em um campus com dezenas de prédios, centenas de salas e sempre alguém usando algum espaço?
“Como é que eu posso me programar para ir fazer uma manutenção, parar o time, separar equipamento, chegar no local e aí chega lá o local tá ocupado?”, pergunta Pedro.
Em ambiente educacional a situação é ainda mais delicada. Manutenção corretiva, ok, dá para negociar. Preventiva não tem como chegar e pedir para o professor parar a aula. Ou você planeja com antecedência ou não faz.
Além disso, cada área do campus operava de um jeito diferente. Uma usava planilha de Excel. Outra não tinha nenhum controle formal, era só chegar e usar. Sem regras compartilhadas, sem visibilidade centralizada.
A primeira vez com uma plataforma de gestão de espaços
A Unicesumar chegou à Wise Offices sem nunca ter usado nenhuma ferramenta de gerenciamento de espaços antes. Pedro conta que a equipe trabalhou bastante antes de liberar o acesso para os usuários: fotografou todos os espaços, configurou as permissões por perfil, definiu as regras de reserva.
Uma dessas regras fez uma diferença enorme: antecedência mínima de três dias para qualquer reserva.
“Eu consigo manter a revisão em dia sabendo que amanhã ninguém vai aparecer de surpresa. E o usuário também consegue entender por que não consegue reservar para amanhã, porque aparece no sistema”, explica Pedro.
Sem aquela regra, a equipe continuaria recebendo pedidos de última hora. Com ela, o planejamento ficou viável de verdade. Ninguém mais liga pedindo exceção porque o sistema é claro: três dias de antecedência, sem negociação.
O outro limite é de 180 dias para frente. Pedro menciona com surpresa que já existem reservas feitas para o fim do ano.
Quais espaços merecem investimento
A métrica que Pedro acompanha com mais atenção é a taxa de ocupação por espaço. E o motivo é prático: laboratórios custam caro para construir e equipar. Antes de aprovar um investimento desse, você precisa saber se o que já existe está sendo usado de verdade.
“A gente tem que dar uma tacada certa quando vai fazer um investimento. Esse laboratório aqui tá sendo muito usado, faz sentido investir agora?”, diz Pedro.
Com a plataforma em operação, essa resposta existe. Não é mais uma estimativa baseada em impressão, é dado.
Um detalhe que Pedro menciona como surpresa positiva: as áreas administrativas e o RH começaram a se cadastrar e usar a plataforma por conta própria, sem nenhuma campanha interna. A ferramenta criou uma dinâmica nova no campus, onde a gestão de espaços deixou de ser só problema de facilities.
Suporte que funciona na velocidade da operação
Pedro faz questão de mencionar o atendimento durante a implantação. Em uma área operacional, não dá para esperar dias por uma resposta quando algo não está funcionando como esperado.
“A gente sabe que tem diversas plataformas que não dão suporte ou que dependem de um e-mail gigante. Como a nossa área é operacional, a resposta rápida é muito importante.”
No caso da Unicesumar, os ajustes necessários foram resolvidos por vídeo, foto ou ligação, sem burocracia.
A Unicesumar faz parte do grupo Vitrocação e tem em Maringá um dos maiores complexos educacionais do Brasil. Iniciou o uso da Wise Offices no segundo semestre letivo, com foco em gestão de espaços, manutenção preventiva e planejamento de investimentos baseado em dados de ocupação.