82 vagas, 200 usuários e a conta que não fechava: o case de facilities da Azzas Basic

A reclamação era constante. Faltavam vagas no estacionamento, os colaboradores pediam solução, e a equipe de facilities da Azzas Basic já estava próxima de assinar um contrato de estacionamento externo. Antes de fazer isso, decidiram entender o que estava acontecendo de fato.

O achismo que quase virou contrato

O escritório de São Paulo da Azzas Basic, unidade do maior grupo de moda da América Latina, o Azzas 2154, tinha 82 vagas para mais de 200 colaboradores. No papel, a situação parecia grave. Na prática, o trabalho híbrido mudava tudo, só que ninguém sabia exatamente como.

A equipe sabia que nem todo mundo vinha presencialmente todos os dias. Mas não sabia quantas pessoas vinham por dia, quais dias eram mais movimentados, quais andares ficavam lotados e quais ficavam praticamente vazios.

“Os dados que a gente tinha eram meio que dados visuais do ambiente do escritório, mas não eram dados tão confiáveis”, conta Mariana Bian, coordenadora de facilities e manutenção da Azzas Basic.

Sem informação real, a saída óbvia era alugar mais espaço. Custo fixo alto, baseado inteiramente em percepção.

O que o primeiro mês de dados mostrou

A equipe implantou a Wise Offices para gerenciar o agendamento da garagem e começou a coletar dados de uso. Já no primeiro mês, o cenário real apareceu, e era bem diferente do que todo mundo imaginava.

Os andares cobertos tinham alta procura. O andar descoberto ficava livre na maior parte da semana. Só um dia específico chegava perto de 100% de ocupação nos andares mais disputados. Nos outros dias, havia vagas sobrando.

O problema não era falta de vagas. Era falta de organização: colaboradores que agendavam e não apareciam, vagas ocupadas de forma equivocada, nenhuma regra clara sobre cancelamento.

“A gente conseguiu tomar a decisão de não alugar esse estacionamento externo, que era um ponto de bastante dúvida nossa”, conta Mariana.

De um prédio a cinco

O que começou com a garagem foi crescendo junto com o grupo. Andreia Leonso, supervisora de facilities das unidades Women e Man do grupo Azzas, acompanhou a chegada da Wise Offices ainda no período da fusão entre o grupo Soma e a Ering, quando a operação precisava gerenciar um prédio de 13 andares com diversas salas de reunião.

Naquela época o grupo já usava outra plataforma. O problema era que as pessoas tinham muita dificuldade de usar no dia a dia. “A gente precisava de uma plataforma que fosse mais intuitiva, com fácil acesso, que a pessoa conseguisse acessar e já entendesse o que precisava sem precisar de suporte”, explica Andreia.

A Wise Offices venceu o processo seletivo interno. No primeiro dia de uso, os feedbacks positivos já apareceram espontaneamente. Hoje, quase dois anos depois, Andreia diz que praticamente nenhum usuário volta com dúvidas após o primeiro acesso.

O grupo continuou crescendo. De Soma para Ering, de Ering para Azzas 2154. A operação de facilities foi junto: de um prédio para cinco, com três garagens e dezenas de espaços compartilhados. Centenas de colaboradores ativos na plataforma.

“A Wise veio se adaptando e evoluindo com a gente, atendendo as demandas e todas as alterações que a gente vinha solicitando”, diz Andreia.

O que muda quando você tem dados em tempo real

O uso da plataforma hoje é diário. A equipe acompanha quem agendou, quem fez check-in, se alguma vaga foi ocupada de forma errada. Quando o volume de uso começa a mudar, as primeiras semanas já mostram o padrão, dando tempo de agir antes que o problema cresça.

“A gente consegue ter informações em tempo real para o que tá acontecendo. Esse acompanhamento das mudanças de hábitos faz muita diferença pra gente tomar decisão”, resume Mariana.

O resultado financeiro aparece de forma direta: sem o aluguel do estacionamento externo, sem a plataforma anterior mais cara e com menos entrega, e com uma operação que consegue crescer junto com o grupo sem travar.

A Azzas Basic faz parte do grupo Azzas 2154, maior grupo de moda da América Latina. A Wise Offices gerencia hoje os espaços de múltiplas unidades do grupo, incluindo garagens, salas de reunião e espaços compartilhados em cinco prédios corporativos.