No Brasil, cada posição de trabalho custa em média entre R$ 35 mil e R$ 40 mil por ano, somando aluguel, condomínio, energia, limpeza, mobiliário e TI. Só que esse número sozinho não diz se o dinheiro está bem gasto.
Quem diz isso é a taxa de ocupação. Se 40% das mesas ficam vazias o ano inteiro, a empresa está pagando o valor cheio por um espaço que só usa pela metade.
O resto deste artigo mostra de onde vem esse número, como transformar taxa de ocupação em valor em reais e como o Workplace OS da WiseOffices ajuda a enxergar esse custo de verdade, mês a mês.
Neste artigo
De onde vem o número de R$ 35 mil a R$ 40 mil por posição de trabalho?
Esse valor soma os custos fixos e variáveis de manter uma pessoa sentada em um escritório, o ano inteiro, sem contar salário. Aluguel e condomínio costumam pesar mais, seguidos por energia, limpeza, segurança e climatização.
Entram também mobiliário, licença de software, suporte de TI e, em muitos casos, uma fatia de benefício como vale-transporte ou vale-alimentação vinculado à ida ao escritório. É por isso que a WiseOffices chama esse valor de custo invisível do escritório, porque raramente aparece somado em uma única linha de relatório.
O valor varia por cidade e por padrão do imóvel, mas a faixa de R$ 35 mil a R$ 40 mil por ano costuma servir como referência razoável para escritórios corporativos de padrão médio a alto nas principais capitais brasileiras.
Por que esse número sozinho não conta a história toda?
O custo por posição, isolado, trata todas as mesas como se fossem usadas o tempo todo. No modelo híbrido, isso quase nunca acontece, e o número vira uma média que esconde desperdício.
Duas empresas podem ter o mesmo custo por posição e situações completamente diferentes. Uma usa 90% das mesas todos os dias. A outra usa 50%, mas paga o mesmo aluguel pelo espaço vazio.
Sem outro dado ao lado, o custo por posição não separa quem está gastando bem de quem está pagando por espaço parado. É aqui que a taxa de ocupação entra na conta.
Como a taxa de ocupação transforma custo por posição em custo real?
A taxa de ocupação segue uma conta simples, já usada pela WiseOffices em outro conteúdo sobre o tema. Taxa de ocupação (%) = espaço utilizado ÷ espaço disponível × 100, como já detalhado em como calcular a taxa de ocupação do escritório.
Colocando o custo por posição ao lado dessa taxa, a conta muda de figura. O valor pago por mesa continua o mesmo, mas o valor efetivamente aproveitado só existe na fatia que realmente é usada.
Por exemplo, se a taxa de ocupação real é de 60%, isso quer dizer que 40% do valor pago por posição de trabalho vira gasto sem retorno, todo ano.
Quanto custa manter mesas vazias todo ano? Uma conta prática
Imagine uma empresa com 200 posições de trabalho contratadas, custo médio de R$ 37,5 mil por posição ao ano. O custo total contratado fica em R$ 7,5 milhões por ano, independente de quantas mesas são realmente usadas.
Se a taxa de ocupação real é de 60%, apenas 120 posições são usadas de verdade. As outras 80 posições ficam ociosas, e ainda assim custam R$ 3 milhões por ano, o equivalente a pagar por um andar inteiro que quase ninguém usa.
Esse tipo de conta é o que costuma abrir os olhos da diretoria. O problema deixa de ser abstrato assim que vira um número em reais, fácil de comparar com o custo de reduzir o espaço ou renegociar o contrato.
Que decisões essa conta ajuda a tomar?
Com o custo da ociosidade calculado, a empresa ganha argumento concreto para redução de custos operacionais, seja devolvendo um andar, reduzindo metro quadrado ou renegociando o contrato de locação com base em uso real, não em suposição.
A mesma conta também ajuda a decidir o caminho oposto. Se a taxa de ocupação está muito alta, o custo por posição pode justificar expandir o espaço, em vez de forçar mais gente em menos mesa.
Esse tipo de decisão costuma passar pelo CFO e pela área de real estate corporativo, que precisam de número, não de impressão, para aprovar mudança de espaço.
Como o WiseSense e a WiseOffices ajudam a medir esse custo de verdade?
O ponto fraco da conta de custo por posição é depender da estimativa de ocupação. O WiseSense resolve isso medindo a presença real por sensor, sem identificar ninguém, e mostra a taxa de ocupação de verdade, todos os dias.
Esse dado alimenta o painel de analytics da WiseOffices, onde o custo por posição encontra a taxa de ocupação e vira um número só, fácil de acompanhar mês a mês, sem depender de planilha manual.
Com reserva de mesas e salas também na mesma plataforma, a empresa enxerga não só quanto custa o espaço vazio, mas onde exatamente ele fica vazio, por time e por andar.
O custo por posição só faz sentido ao lado da taxa de ocupação
A faixa de R$ 35 mil a R$ 40 mil por posição de trabalho é o ponto de partida. A taxa de ocupação real é o que transforma esse número em decisão.
Sem esse cruzamento, a empresa só sabe quanto gasta. Com ele, a empresa sabe quanto está desperdiçando, e onde agir primeiro.
Baixe o material Calculadora do custo de ocupação e veja o potencial de economia da sua empresa, ou agende uma demonstração gratuita para medir, com dado real, o custo por posição do seu escritório.
Perguntas frequentes sobre o custo real por posição de trabalho
Como calcular o custo por posição de trabalho no meu escritório?
Some aluguel, condomínio, energia, limpeza, mobiliário e TI do ano inteiro e divida pelo número de posições contratadas. O resultado costuma ficar entre R$ 35 mil e R$ 40 mil por posição ao ano em escritórios de padrão médio a alto nas capitais brasileiras.
O custo por posição já mostra se o escritório está sendo bem usado?
Não sozinho. O custo por posição mostra quanto a empresa paga, não quanto a empresa usa. É preciso cruzar esse valor com a taxa de ocupação real para saber se o dinheiro está sendo bem aproveitado.
Quanto custa manter uma mesa vazia por ano?
O custo é o mesmo de uma mesa ocupada, porque aluguel e condomínio são cobrados pelo espaço contratado, não pelo uso. Uma empresa com 200 posições e 40% de ociosidade, por exemplo, pode estar pagando cerca de R$ 3 milhões por ano por mesas que ninguém usa.
Esse cálculo serve para empresas pequenas também?
Serve, e costuma pesar proporcionalmente mais. Em empresas menores, cada mesa ociosa representa uma fatia maior do orçamento total de facilities, então o retorno de corrigir a ociosidade aparece mais rápido no caixa.
Com que frequência vale revisar o custo por posição de trabalho?
Uma revisão trimestral costuma bastar para a maioria das empresas, acompanhando o mesmo ciclo do painel de analytics de ocupação. Empresas em mudança de sede ou de política de presença podem revisar com mais frequência.
A taxa de ocupação ideal é sempre 100%?
Não. Taxa de ocupação muito próxima de 100% costuma indicar falta de folga para dias de pico, o que gera fila e reclamação. O objetivo não é lotar o escritório, é pagar só pelo espaço que a empresa de fato precisa.