Você sabe o que é hot desking? Em um mundo no qual a mobilidade e a tecnologia fez com que as empresas adotassem novas formas de trabalhar, a ideia de colaboradores terem uma mesa exclusiva para exercer suas funções diariamente no escritório parece cada vez mais antiquada. 

E o hot desking é a resposta para essa nova realidade. Afinal, enquanto ele permite que as pessoas desempenhem suas tarefas de forma mais flexível e utilizem seus espaços de trabalho para promover a colaboração, as empresas podem enfrentar os desafios com sua infraestrutura física de maneira inovadora e cada vez mais adaptável. 

Mas o que é hot desking e como esse novo conceito pode impactar o ambiente de trabalho? A resposta para essas e outras perguntas você pode encontrar neste artigo! Continue lendo e descubra como o hot desking pode ser a solução ideal para melhorar ainda mais a sua empresa.

O que é hot desking?

O modelo de hot desking já existe há algumas décadas. Entretanto, principalmente com o crescimento do trabalho híbrido e do conceito anywhere office, o hot desking passou a fazer muito sentido para todos os tipos de empresas.

O hot desking é um sistema de organização de espaços físicos e estações de trabalho compartilhadas entre os colaboradores.

Com esse sistema, o funcionário não precisa utilizar a mesma mesa todos os dias. Ele pode ter a liberdade de reservar o melhor lugar disponível, com antecedência, para exercer suas funções e colaborar com seus colegas de equipe. 

Em conjunto a isso, as organizações podem gerenciar e otimizar melhor o espaço de trabalho de acordo com a necessidade, dimensionando, por exemplo, o número de mesas disponíveis e o seu espaço físico. Com isso, é possível economizar com despesas imobiliárias e outros custos fixos operacionais. 

Que tipo de empresa pode ser transformada com o hot desking?

Das grandes empresas aos pequenos empreendimentos, o hot desk é uma prática indicada para qualquer negócio que busca levar ainda mais dinamicidade às equipes e ao ambiente de trabalho. Essa é uma excelente oportunidade para proporcionar um trabalho mais colaborativo, com maior sinergia e espírito de compartilhamento entre as equipes.

Além disso, o conceito de hot desking é indicado para empresas que buscam reduzir seus custos com imóveis. Isso porque ela pode diminuir o número de ambientes com grande ociosidade e permitir a plena utilização dos locais pelos colaboradores.

Essa metodologia também pode ser uma grande aliada para empresas que buscam informações ricas e completas para entender como cada funcionário utiliza os espaços, para controlar o trabalho remoto e levar ainda mais eficiência na hora de agendar salas de reunião e mesas de trabalho. 

Como o hot desking funciona na prática?

A maneira como o hot desking funciona é bem simples, principalmente se você utilizar uma ferramenta como a WiseOffices para deixá-lo ainda mais eficiente. 

Vamos imaginar um colaborador de uma empresa com jornada híbrida. Durante alguns dias da semana, ele precisa trabalhar no escritório. Entretanto, desde a pandemia, a companhia reduziu o tamanho dos seus espaços físicos e, agora, as mesas de trabalho são compartilhadas. 

Esse colaborador pode utilizar o aplicativo da WiseOffices para planejar todo o seu dia antes mesmo de chegar ao escritório. Como ele vai de carro, pode reservar uma vaga no estacionamento já na noite anterior, assim como pode escolher uma mesa próxima aos seus colegas de equipe para trabalhar ao longo do dia.

Para se reunir com um cliente à tarde, o colaborador pode escolher a sala de reunião mais adequada – com todos os recursos que ele precisa – e fazer o agendamento pela plataforma. O convite para a reunião será enviado para todas as pessoas envolvidas por e-mail. 

Logo antes de utilizar cada espaço reservado, o funcionário pode fazer o check-in por QR Code. Dessa forma, os gestores sabem de onde cada pessoa está trabalhando.

Nos dias em que o expediente não é do escritório, o colaborador pode indicar que está trabalhando de casa e informar todos os seus colegas de trabalho. Simples assim!

Quais são os benefícios do hot desking?

Como em qualquer mudança dentro de uma empresa, aplicar o hot desking pode trazer uma série de vantagens. Ele pode mudar diferentes âmbitos da empresa, como a sua cultura e a forma como os indivíduos se sentem no local de trabalho.

Veja, abaixo, os principais benefícios do hot desking em um ambiente compartilhado.

Flexibilidade

Um dos principais benefícios do hot desking é oferecer às pessoas a liberdade e autonomia de trabalhar onde elas mais se sentem confortáveis e produtivas. Portanto, cada membro da equipe pode escolher um lugar para trabalhar diferente a cada dia.

Colaboração e produtividade

O hot desking incentiva os funcionários a mudarem de lugar, conhecer novos colegas, expandir seu networking, interagir com departamentos diferentes e até pessoas de outros andares.

E isso é importante para que a empresa impacte positivamente na produtividade e colaboração de todos, já que é a partir dessa diversidade de contatos que a equipe pode trazer novas ideias e soluções. 

Poupança de custos

Outra grande vantagem de um escritório desenhado com esse sistema é a economia de recursos. O hot desking é uma maneira eficaz de as organizações otimizarem seus custos ao entender a necessidade (ou não) de reduzir o espaço disponível de acordo com o número de funcionários. 

Assim, é possível diminuir os custos fixos com aluguel, impostos, móveis, equipamentos e até no time que gerencia o local – como faxineiros, seguranças, entre outros. 

Tomada de decisão baseada em dados

O hot desking oferece inúmeras possibilidades de uso para seu espaço.

Muitas empresas verificam a utilização de diferentes áreas por meio de gráficos e relatórios completos sobre o local de trabalho. E, a partir disso, conseguem tomar decisões acertadas e baseadas em dados reais sobre as necessidades dos funcionários. 

Mas, para isso, é importante que a empresa tenha à sua disposição uma ferramenta para gerenciar workspaces como a WiseOffices.

Área de trabalho mais organizada

Outra principal vantagem é a criação de espaços compartilhados mais organizados. Afinal, é uma tendência dos colaboradores deixarem menos objetos pessoais ocupando as mesas. Com isso, eles evitam o acúmulo de bagunça e a empresa obtém um escritório mais limpo e organizado. 

Segundo especialistas, existe uma relação direta entre produtividade e desordem: funcionários que trabalham com muitos estímulos visuais podem ter uma produtividade menor, elevando seu nível de estresse e reduzindo sua capacidade de concentração. 

E é claro: escritórios organizados transmitem a impressão certa para clientes em potencial!

O hot desking deixa o escritório mais igual

Um escritório onde os funcionários não tem mesas fixas ajuda a nivelar a hierarquia do local de trabalho, criando condições equitativas para todos os funcionários. Dessa forma, ele rompe as estruturas tradicionais de um escritório e promove uma maior comunicação entre equipes e líderes. 

O que você precisa para aplicar o hot desking na sua empresa?

Para aplicar o hot desking na sua empresa e otimizar os workspaces, é importante definir uma política clara sobre como esse novo modelo de escritório pode beneficiar não apenas os colaboradores quanto a própria organização. 

Além de ter essas políticas bem estabelecidas, é importante investir em soluções sob medida e que contribuam para o hot desking funcionar sem problemas. 

A WiseOffices é a tecnologia certa para gerenciar espaços de trabalho e levar ainda mais flexibilidade aos seus colaboradores. Tudo isso por meio de uma interface web e aplicativo móvel com dashboards interativos, plantas em 3D e todos os recursos que os seus funcionários precisam para reservar sem dificuldades qualquer tipo de ambiente.

Ao mesmo tempo, você, gestor, pode ter mais facilidade para garantir uma empresa mais econômica e saudável, já que tem à sua disposição relatórios completos de utilização de espaços e controle de equipes remotas. 

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