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Escritórios vazios, custos altos? O desafio da alta vacância no modelo híbrido

Enquanto o modelo híbrido de trabalho ganha cada vez mais espaço, uma questão premente surge para as empresas: o alto custo dos escritórios vazios. 

Neste artigo, mergulhamos no desafio enfrentado pelas organizações no contexto do modelo híbrido de trabalho, explorando como a baixa ocupação de espaços físicos pode representar uma dor de cabeça financeira significativa.

Com dados recentes e insights valiosos, vamos desvendar os motivos por trás da alta vacância nos escritórios, examinando como essa realidade impacta diretamente os resultados financeiros das empresas. Acompanhe-nos nesta jornada enquanto discutimos estratégias para uma gestão eficiente de workplace. 

Qual o cenário do trabalho híbrido no Brasil?

O modelo de trabalho híbrido tem se consolidado como uma alternativa viável e atrativa para muitas empresas brasileiras, especialmente após os desafios impostos pela pandemia. 

Com a flexibilidade oferecida pelo trabalho remoto e a necessidade ocasional de interação presencial, as organizações têm buscado adaptar seus espaços de trabalho para atender às novas demandas dos colaboradores.

Dados recentes compartilhados por Michelle Esteves, head de marketing da WiseOffices, em entrevista para a Infra FM, revelam um panorama interessante sobre a ocupação de mesas nos escritórios brasileiros. 

De acordo com uma pesquisa da CBRE, a média de ocupação diária de mesas na América Latina é de apenas 31%. Esse número é alarmante quando consideramos que cada mesa de trabalho representa um custo mensal significativo, estimado entre R$2.000 e R$2.500, incluindo despesas como aluguel, impostos, manutenção e infraestrutura.

Além disso, dados internos da WiseOffices revelam padrões de ocupação ao longo da semana. Surpreendentemente, terças, quartas e quintas-feiras lideram como os dias de maior presença no ambiente de trabalho físico. 

A preferência por esses dias está relacionada à tendência dos colaboradores de iniciar e encerrar a semana trabalhando em casa, tornando o meio da semana mais propício para atividades presenciais.

Curiosamente, embora as terças, quartas e quintas-feiras sejam os dias de maior presença no escritório, as segundas-feiras são marcadas pelo maior índice de ocupação de salas de reunião, atingindo 46%. 

Isso se deve ao fato de muitos diretores e profissionais de cargos comerciais agendarem reuniões nesse dia, muitas vezes envolvendo colaboradores que trabalham remotamente.

No que diz respeito aos horários, as manhãs são os períodos mais reservados, com destaque para os intervalos das 9h às 11h e das 14h às 16h. A quarta-feira às 15h emerge como o momento de pico para reservas de salas de reunião, refletindo a busca por um equilíbrio entre meio de semana e horários de pico de produtividade.

Estes dados ilustram não apenas os padrões de ocupação nos escritórios, mas também evidenciam a importância crescente do trabalho híbrido. 

Por que escritórios vazios geram prejuízos para as empresas?

A manutenção de escritórios vazios representa um ônus significativo para as empresas, uma vez que esses espaços não utilizados continuam a gerar custos altos

Quando uma empresa investe em instalações físicas, ela está fazendo um compromisso financeiro substancial, que inclui não apenas o aluguel do espaço, mas também despesas relacionadas à infraestrutura, manutenção, segurança e outras necessidades operacionais.

No entanto, quando esses espaços não são aproveitados de forma eficiente, todo esse investimento se torna subutilizado e, em última análise, desperdiçado. 

Cada mesa vazia, cada sala de reunião não utilizada e cada espaço ocioso representam uma oportunidade perdida de maximizar o retorno sobre o investimento realizado na infraestrutura física da empresa.

A gestão eficiente de espaços de trabalho torna-se, portanto, uma necessidade premente para as organizações que buscam otimizar seus recursos e reduzir custos desnecessários. Além disso, a adoção de modelos híbridos, que combinam trabalho remoto com períodos de presença no escritório, emerge como uma solução viável para enfrentar esse desafio.

Ao adotar um modelo híbrido, as empresas podem aproveitar ao máximo seus espaços físicos, garantindo que sejam utilizados de forma eficiente e produtiva. Isso não apenas ajuda a reduzir os custos associados à manutenção de escritórios vazios, mas também proporciona maior flexibilidade e autonomia aos colaboradores.

O que está por trás da alta vacância nos escritórios?

No contexto atual do trabalho híbrido, os gestores e líderes de RH têm se deparado com a necessidade de compreender os motivos que levam alguns profissionais a resistirem ao retorno aos encontros presenciais.

Diversos fatores contribuem para essa resistência. Durante a pandemia, muitas pessoas optaram por mudar de cidade ou até mesmo de país sem a necessidade de uma conversa formal com o empregador. Esse distanciamento físico entre colaboradores e líderes pode gerar desconforto e dificultar a integração e comunicação eficaz.

Também, alguns colaboradores argumentam que conseguiram se adaptar bem ao trabalho remoto, alcançando níveis de produtividade surpreendentes. 

A ausência do tempo perdido no deslocamento entre casa e trabalho tem permitido uma participação mais ativa em atividades pessoais, familiares e sociais, além de representar uma economia financeira significativa relacionada ao trânsito.

Diante desse cenário, o modelo de trabalho híbrido surge como uma alternativa para conciliar a flexibilidade do home office com os benefícios do contato presencial. Essa abordagem busca oferecer o equilíbrio ideal entre a conveniência do trabalho remoto e a importância do relacionamento interpessoal e da colaboração presencial.

Quais os passos fundamentais para uma gestão eficiente de workplace?

Para uma gestão eficiente de workplace, é essencial adotar uma abordagem estratégica que promova o engajamento da equipe, adeque as instalações conforme as necessidades da empresa e otimize o processo de reserva de posições de trabalho. Aqui estão alguns passos fundamentais:

Promover o engajamento da equipe

Incentivar a participação ativa dos colaboradores no ambiente de trabalho é crucial para aumentar a produtividade e a satisfação no trabalho. Isso pode ser feito por meio de programas de reconhecimento, feedback constante e oportunidades de desenvolvimento profissional.

Adequar instalações conforme necessidades da empresa

Entender as demandas específicas da empresa e dos colaboradores é fundamental para garantir que as instalações físicas atendam às necessidades de todos. Isso pode envolver a adaptação de espaços de trabalho para diferentes atividades, como áreas de colaboração, salas de reunião e espaços de concentração.

Fazer uma boa gestão de reserva de posições de trabalho

Uma gestão eficiente das posições de trabalho é essencial para garantir o uso adequado dos espaços disponíveis. Isso inclui a implementação de sistemas de reserva que permitam aos colaboradores reservar mesas, salas de reunião e outras instalações conforme necessário.

Contar com soluções inteligentes para otimizar esse processo

Para otimizar o processo de reserva de posições de trabalho, é importante contar com soluções tecnológicas inteligentes, como a WiseOffices. Plataformas como essa oferecem funcionalidades avançadas para facilitar a reserva de espaços e na criação de prédios inteligentes, gerar relatórios de utilização e promover a colaboração entre equipes. 

Com a WiseOffices, as empresas podem garantir uma gestão eficiente de workplace, aumentando a produtividade e reduzindo custos operacionais.

Conheça a solução que vai revolucionar a gestão de workplace da sua empresa

Você já parou para pensar quanto sua empresa gasta com espaços de trabalho que ficam vazios na maior parte do tempo? A WiseOffices chegou para mudar esse cenário, oferecendo uma solução completa para a gestão inteligente de workplace.

Com a WiseOffices, você pode gerenciar seus espaços de trabalho com facilidade e eficiência. Nossa plataforma permite a reserva de salas, posições de trabalho e até mesmo a abertura de chamados para manutenção, tudo de forma integrada e intuitiva.

Também, oferecemos relatórios detalhados sobre a utilização dos espaços, permitindo que você tome decisões informadas e otimize o uso dos recursos da sua empresa. Com a WiseOffices, você pode combater os escritórios vazios e maximizar a eficiência dos seus espaços de trabalho.

Não perca mais tempo com espaços subutilizados. Solicite uma demonstração gratuita da WiseOffices e descubra como podemos ajudar a transformar a gestão de workplace da sua empresa.

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