O conceito de escritório híbrido ganhou força com o aumento das demandas de trabalho remoto e flexível, especialmente após a pandemia. Organizar um layout de escritório eficiente para essa nova realidade envolve mais do que apenas rearranjar móveis; é preciso criar um espaço que acolha tanto quem trabalha presencialmente quanto remotamente. 

Um ambiente bem planejado impacta positivamente a produtividade, a comunicação e o bem-estar dos colaboradores. Este artigo explora as principais dicas para montar um escritório híbrido eficaz, destacando erros comuns que devem ser evitados para garantir um ambiente funcional e acolhedor.

A importância de planejar o layout de um escritório híbrido

Planejar o layout de um escritório híbrido é essencial para garantir que o espaço atenda tanto às necessidades dos que estão no local quanto dos que se conectam remotamente. Um bom layout aumenta a produtividade e facilita a integração entre equipes, promovendo a comunicação e o trabalho colaborativo. 

A disposição do ambiente reflete a identidade da empresa e transmite valores aos colaboradores, motivando-os e reduzindo a rotatividade. 

Também, um ambiente bem estruturado é mais atraente para talentos, o que ajuda na retenção de profissionais. Com isso em mente, a criação de um espaço híbrido vai além da estética e envolve funcionalidades específicas que alinham bem-estar e eficiência.

3 dicas para criar um layout de escritório híbrido

Para implementar um layout híbrido que seja eficaz, algumas dicas práticas podem ser adotadas, considerando organização, design e decoração.

Organização do espaço

A primeira etapa para estruturar um escritório híbrido é avaliar as necessidades e demandas do ambiente. É importante considerar o número de colaboradores que estarão presentes, as atividades que serão realizadas e as ferramentas que serão utilizadas. 

Mesas amplas, áreas de reunião, espaços de circulação e locais para guardar documentos são elementos que, bem planejados, ajudam a otimizar o espaço e a rotina de trabalho. 

Em um ambiente híbrido, é importante oferecer flexibilidade, permitindo que as pessoas escolham onde e como querem trabalhar, seja em estações fixas, mesas compartilhadas ou cabines individuais para concentração.

Projeto e desenho do escritório

A fase de desenho do projeto é crucial para representar o layout ideal, incluindo o dimensionamento das mesas, os espaços de circulação e a acessibilidade. É fundamental pensar na localização dos pontos de eletricidade para facilitar o uso de equipamentos e evitar improvisos, além de prever locais para armazenamento e reuniões. 

Este planejamento garante que todos os colaboradores tenham conforto e que o fluxo de pessoas seja harmônico, evitando acidentes e melhorando a experiência de todos no espaço.

Decoração do escritório

A decoração é a etapa que vai transmitir a personalidade da empresa. Escritórios mais tradicionais podem optar por tons neutros e móveis clássicos, enquanto empresas mais criativas podem ousar com cores vibrantes, grafites e elementos decorativos descontraídos. 

A inclusão de plantas, quadros e outros itens decorativos contribui para um ambiente acolhedor e melhora o bem-estar dos colaboradores. Essa personalização ajuda a fortalecer a cultura da empresa e a motivar a equipe, criando um espaço que é tanto funcional quanto visualmente agradável.

5 erros para não cometer durante a criação de layout de escritório

Corredores apertados

Um dos erros mais comuns ao planejar o layout é subestimar a importância dos corredores. Corredores estreitos geram desconforto, uma vez que as pessoas precisam desviar-se constantemente para se locomover, o que causa interrupções e insatisfação entre os colaboradores. 

Garantir a circulação fluida com corredores bem dimensionados é essencial para evitar acidentes e melhorar a mobilidade no espaço.

Móveis e equipamentos insuficientes

A falta de móveis e equipamentos adequados é outro ponto crítico que afeta a produtividade. Investir em materiais de boa qualidade evita problemas a longo prazo. Cadeiras confortáveis, mesas robustas e equipamentos tecnológicos atualizados são indispensáveis para oferecer um ambiente de trabalho confortável e eficiente. 

Móveis insuficientes ou quebrados geram frustrações e podem comprometer a saúde dos colaboradores, especialmente quando o espaço é compartilhado entre diversas pessoas.

Falta de organização de cabos

A organização de cabos é um aspecto frequentemente negligenciado, mas que impacta diretamente a funcionalidade do ambiente. Cabos soltos e desorganizados não só dão um aspecto de descuido, mas também representam riscos de acidentes e dificultam a manutenção. 

Implementar sistemas de gerenciamento de cabos facilita o uso dos equipamentos e melhora a estética do escritório, além de contribuir para a segurança.

Não se preocupar com ergonomia

Ergonomia é um fator determinante no layout de qualquer escritório. Cadeiras inadequadas e mesas sem a altura correta podem levar a problemas de saúde, como dores nas costas e no pescoço. Para um escritório híbrido, o investimento em móveis ergonômicos é fundamental, pois muitos colaboradores passam longas horas sentados.

Um espaço bem projetado proporciona conforto e reduz o absenteísmo, favorecendo o bem-estar dos colaboradores.

Colaboradores sem espaço

É comum encontrar espaços limitados para os colaboradores, especialmente em áreas onde se instalam gaveteiros e equipamentos que dificultam a movimentação. Espaços apertados restringem a mobilidade, causando desconforto e limitando a produtividade. 

Portanto, o layout deve garantir que todos tenham espaço suficiente, respeitando as áreas de circulação e proporcionando conforto.

[Bônus] Como a tecnologia pode ser aliada da gestão de workplace?

A tecnologia desempenha um papel fundamental na gestão de espaços no ambiente de trabalho híbrido. Ferramentas como sistemas de reserva de salas e estações de trabalho, controle de presença digital e monitoramento do uso de espaços podem otimizar o ambiente. 

A implementação de tecnologias de videoconferência nas salas de reunião é essencial para manter a integração entre colaboradores presenciais e remotos, garantindo que todos possam participar das discussões. A automação de sistemas de iluminação e temperatura também contribui para um ambiente mais confortável e sustentável.

Para saber mais sobre como implementar a flexibilidade no trabalho e obter dicas detalhadas sobre a adaptação do modelo híbrido, confira nosso guia.