O modelo de trabalho híbrido se consolidou como uma tendência nas empresas modernas, oferecendo flexibilidade e atendendo às preferências de colaboradores e gestores. No entanto, a gestão de espaços e das equipes híbridas neste novo contexto é um desafio significativo. 

Ferramentas de gestão de espaços surgem como soluções indispensáveis para otimizar a utilização dos recursos, melhorar a experiência dos funcionários e reduzir custos operacionais. Neste artigo, exploraremos essas ferramentas e como elas podem transformar a gestão da sua empresa.

O que é a gestão do espaço de trabalho?

A gestão do espaço de trabalho, ou workplace management, envolve a organização e a otimização do ambiente de trabalho para melhorar a produtividade e a eficiência dos funcionários. Este processo abrange desde a disposição física dos móveis até o controle de luz e temperatura no escritório. 

De acordo com estatísticas recentes, 95% da força de trabalho mundial aumenta sua produtividade e satisfação no trabalho. 

A gestão eficiente do espaço de trabalho visa criar um ambiente que atenda às necessidades dos colaboradores, promovendo conforto e satisfação, o que, por sua vez, contribui para o sucesso da empresa.

Além dos aspectos físicos, a gestão do espaço de trabalho também inclui a implementação de tecnologias e sistemas que facilitam a reserva de salas de reunião, estações de trabalho e vagas de estacionamento. 

Essas ferramentas permitem uma utilização mais eficiente dos espaços disponíveis e proporcionam aos funcionários maior autonomia e flexibilidade no seu dia a dia.

Gestão do espaço de trabalho e facility management

A gestão do espaço de trabalho é uma disciplina dentro do facility management, que se concentra em aspectos técnicos e mensuráveis do ambiente de trabalho. 

Enquanto o facility management tradicional foca na manutenção e operação dos edifícios, a gestão do espaço de trabalho expande seu escopo para incluir o bem-estar e a produtividade dos funcionários. Por exemplo, estudos mostram que a temperatura e a umidade adequadas no ambiente de trabalho podem reduzir erros e aumentar a motivação.

O gestor de espaço de trabalho deve considerar não apenas a funcionalidade dos espaços, mas também o conforto dos colaboradores. Isso pode incluir a criação de áreas de lazer, a gestão de cantinas ou a implementação de horários flexíveis no trabalho híbrido. 

Assim, a gestão do espaço de trabalho se torna uma ferramenta estratégica para atrair e reter talentos, ao mesmo tempo que melhora a eficiência operacional da empresa.

Responsabilidades na gestão do workplace

A gestão do espaço de trabalho envolve diversas responsabilidades, que vão além da simples disposição dos móveis. 

Primeiramente, o layout do espaço e a ergonomia física são cruciais para garantir o conforto e a saúde dos funcionários. Mesas ajustáveis, cadeiras ergonômicas e iluminação adequada são alguns dos aspectos que precisam ser cuidadosamente planejados​.

A otimização do espaço disponível é outra responsabilidade importante. Isso inclui a gestão de reservas de estações de trabalho e salas de reunião, especialmente em ambientes híbridos onde a ocupação pode variar diariamente. 

Ferramentas de software podem ajudar a monitorar a utilização dos espaços e identificar áreas subutilizadas, permitindo ajustes que aumentam a eficiência​.

Ainda, a segurança do local de trabalho é essencial. Isso envolve desde a manutenção regular dos equipamentos até a implementação de protocolos de segurança para emergências. 

O planejamento das necessidades futuras também é parte integrante da gestão do espaço, garantindo que a empresa possa crescer e se adaptar às mudanças de forma eficiente. 

Promover um bom ambiente de trabalho, com foco no bem-estar e na satisfação dos funcionários, e gerenciar os custos e a análise financeira de forma eficaz, são igualmente importantes para o sucesso da gestão do workplace.

Como melhorar a gestão do espaço de trabalho?

Ouvir os funcionários é fundamental para uma gestão eficiente do espaço de trabalho. Entender as suas necessidades e pontos de dor permite identificar áreas de melhoria. Realizar sessões de brainstorming com a equipe pode gerar ideias valiosas para otimizar o uso do espaço e melhorar o ambiente de trabalho.

Investir nas ferramentas certas é outro passo crucial. Softwares de gestão de espaços inteligentes, como os oferecidos pela WiseOffices, podem centralizar todas as informações necessárias para a organização do ambiente de trabalho, desde a reserva de salas até o monitoramento do uso dos espaços. 

Essas ferramentas ajudam a evitar a superlotação e garantem que os recursos sejam utilizados de forma eficiente.

Explorar os fatores que influenciam a produtividade também é essencial. Aspectos como temperatura, iluminação, umidade e até o design das cadeiras podem impactar significativamente o desempenho dos funcionários. Investir em melhorias nesses fatores pode resultar em um ambiente de trabalho mais produtivo e agradável​.

Transforme a gestão de espaço da sua empresa com essas ferramentas

Existem diversas ferramentas que podem transformar a gestão de espaços na sua empresa. Ferramentas de gestão de projetos ajudam a organizar e acompanhar o progresso das tarefas, enquanto plataformas de comunicação facilitam a colaboração entre as equipes. 

Ferramentas de gestão de documentos garantem que todas as informações necessárias estejam acessíveis e organizadas.

No que diz respeito à gestão de espaços físicos, a WiseOffices se destaca por oferecer uma solução completa para o ambiente de trabalho híbrido. 

Com a WiseOffices, é possível gerenciar a reserva de estações de trabalho, salas de reunião e vagas de estacionamento de forma integrada. A plataforma também fornece dados detalhados sobre a utilização dos espaços, permitindo ajustes que otimizam o uso dos recursos e melhoram a satisfação dos funcionários​.

Gerencie os espaços da sua empresa com a WiseOffices

A WiseOffices oferece funcionalidades robustas que podem transformar a gestão do espaço de trabalho na sua empresa. 

A plataforma permite que os colaboradores reservem suas estações de trabalho, acessem a agenda de salas de reunião e garantam suas vagas no estacionamento de forma prática e eficiente. Isso proporciona maior autonomia e flexibilidade, aumentando a satisfação dos funcionários​.

Também, a WiseOffices fornece dados em tempo real sobre a capacidade e a ociosidade dos espaços, permitindo que os gestores façam ajustes informados e melhorem a eficiência do ambiente de trabalho. 

A plataforma também facilita a gestão de permissões de uso, possibilitando um controle detalhado sobre quem pode acessar determinados espaços. Com a WiseOffices, sua empresa pode transformar a gestão de espaços, otimizar recursos e criar um ambiente de trabalho mais produtivo e agradável​.

Para saber mais sobre como a WiseOffices pode ajudar a sua empresa, solicite um orçamento e transforme a gestão de espaços da sua empresa com as ferramentas certas e veja a diferença na produtividade e satisfação dos seus colaboradores.