Você sente que o escritório custa caro demais para o uso real que ele tem, mas não consegue provar isso com números? 

Reuniões sobre redução de área, modelo híbrido e layout flexível acontecem a todo tempo, só que as decisões ainda se apoiam em percepção, conflitos de agenda e reclamações pontuais.

Enquanto isso, reservas em uma ferramenta, presença física em outra, relatórios em planilhas soltas, resultando é um hot desking que parece moderno no discurso, mas que na prática gera frustração e desperdício.

Este artigo mostra como medir o ROI de hot desking a partir de métricas reais de utilização. E mostra também como a WiseOffices atua como uma camada inteligente sobre as ferramentas que sua empresa já usa, sem criar outro sistema isolado para o time lidar.

O problema da fragmentação: quando o hot desking opera no escuro

Vamos ao dia a dia. O colaborador reserva mesa em uma plataforma, confirma presença em outra, passa a catraca em um terceiro sistema e o facilities recebe uma planilha.

Esse desenho fragmentado impacta o ROI de hot desking.

Primeiro que reservas não viram presença real. A agenda aparece cheia, mas as cadeiras seguem vazias e sem integração, não há diferença entre reserva fantasma e uso efetivo, os indicadores inflacionam e as decisões sobre espaço ficam distorcidas.

Segundo, cada área olha para um dado diferente. Facilities analisam a ocupação, TI pensa em infraestrutura, RH define a política. Sem base comum, a discussão vira percepção, não fato.

 E terceiro, surgem frustrações diárias. “Onde eu sento amanhã?” “Vai ter lugar perto do meu time?” Essas dúvidas se repetem porque não existe um fluxo único de reserva, confirmação e monitoramento.

No fim, o hot desking até foi implementado, mas ninguém consegue provar se está gerando economia ou só desconforto. A promessa é moderna, mas gestão não.

ROI de hot desking na prática: o que realmente precisa entrar na conta

Quando se fala em ROI de hot desking, muita gente pensa só em redução de área ou economia de aluguel é claro que isso entra na equação, mas não é o bastante. 

Se você quer defender o modelo frente à diretoria, precisa ir além do metro quadrado. Alguns pontos ajudam na conversa:

1. Custo de área ociosa

Ter 150 posições para uma média diária de 45 pessoas não é eficiência, é desperdício disfarçado de flexibilidade. O ROI surge quando os dados mostram que o espaço pode ser compactado, sublocado ou reconfigurado para um uso mais inteligente.

2. Custo de conflito e frustração

Quando alguém chega ao escritório e não encontra lugar, a experiência já começa com frustração. 

Reuniões atrasam porque parte do time ainda está procurando onde sentar. Equipes que deveriam trabalhar juntas ficam espalhadas pelo andar, sem critério, o que dificulta troca rápida e alinhamento.

Esses pequenos desgastes do dia a dia não aparecem como linha no P&L, mas acumulam impacto. Geram sensação de desorganização, perda de tempo, irritação silenciosa e queda de engajamento. 

3. Custo de ferramentas isoladas

Um sistema para reserva de mesas, outro para service desk e um outro para controle de presença. Ferramentas que não conversam entre si, exigem integrações manuais, múltiplas licenças, treinamento separado e suporte técnico fragmentado.

No fim, a promessa era simplificar, mas a operação ficou complexa e toda essa sobreposição de ferramentas vira custo operacional que reduz o retorno do projeto.

4. Capacidade de planejar cenário

Hot desking só faz sentido financeiro quando é guiado por dados. Com workplace analytics, você testa cenários antes de decidir. Sem simulação, é aposta e com dados, é estratégia.

Para isso, você precisa de uma fonte de verdade e não planilhas soltas e sistemas desconectados. A WiseOffices centraliza reservas, presença e uso real dos espaços em um único ambiente, com relatórios claros de ocupação. 

Integrada ao Microsoft Teams e ao Google Workspace, transforma dados dispersos em decisão embasada e aí o ROI deixa de ser promessa e vira consequência.

Métricas de utilização que revelam o verdadeiro uso do workplace

Sem métricas claras não existe ROI de hot desking mensurado. Para Facilities, Workplace, TI e RH falarem a mesma língua, algumas métricas precisam fazer parte do dia a dia. Confira as principais: 

1. Taxa de ocupação real por período

Percentual de estações usadas em relação à capacidade disponível, por horário e por dia da semana. Não é reservas feitas, é uso real consolidado a partir de reservas, confirmações e monitoramento.

Exemplo prático: 

Se existem 150 estações e 45 estão ocupadas às terças às 10h:
(45 ÷ 150) × 100 = 30% de ocupação

Essa é a taxa real de uso do espaço naquele recorte de dia e horário. A partir desse número, é possível ajustar capacidade, redistribuir equipes, concentrar presença em dias específicos ou até reduzir área sem comprometer a operação. 

O dado deixa de ser informativo e passa a ser direcionador de decisão.

2. Índice de no-show

É a porcentagem de reservas que foram feitas, mas não se converteram em presença física.

Exemplo: Se 100 estações foram reservadas e 25 pessoas não compareceram:
(25 ÷ 100) × 100 = 25% de no-show

Esse indicador mostra desperdício de capacidade e aponta falhas em política de reserva, confirmação ou comunicação interna. Quanto maior o índice, maior a distorção entre planejamento e uso real do espaço.

3. Tempo médio de uso por tipo de espaço

É o tempo médio que cada ambiente fica ocupado ao longo do dia.

Pode ser analisado por categoria:

• Estações individuais
• Mesas colaborativas
• Áreas silenciosas
• Hubs de projeto

Exemplo: Se uma sala colaborativa foi usada 10 vezes no dia, somando 30 horas de ocupação:

30 horas ÷ 10 usos = 3 horas por uso (média)

Cada tipo de espaço tem um padrão diferente de permanência e esse dado mostra como as pessoas realmente utilizam o ambiente e ajuda a ajustar o layout com base em comportamento real, não em suposições.

4. Distribuição de ocupação por dias da semana

Terça e quinta lotadas. Segunda e sexta praticamente vazias.

Quando você enxerga esse padrão com dados e não só por percepção,  dá para agir. É possível redistribuir dias de presença por time, criar políticas de concentração, ajustar escalas e equilibrar a ocupação ao longo da semana.

E os serviços ligados ao uso do espaço passam a ser planejados com precisão: limpeza, recepção, segurança, alimentação e climatização. Você deixa de operar no pico permanente e passa a dimensionar a estrutura conforme a demanda real.

5. Tempo de busca por posto disponível

Quanto tempo as pessoas levam para encontrar uma estação quando utilizam reserva integrada ao Teams ou ao Google Workspace? Isso mostra se a sensação de escassez é real ou apenas percepção.

Quando essas métricas se conectam a custo por estação e valor de locação por metro quadrado, hot desking deixa de ser só layout e passa a ser indicador financeiro.

Conclusão

Hot desking sem dados é só mudança de layout. O que sustenta o ROI é medir utilização real, conectar reserva e presença, enxergar eficiência por área e ajustar o workplace com segurança.

A integração ao Microsoft Teams e ao Google Workspace junto a Wiseoffice acelera a adesão e reduz ruído. Workplace analytics transforma número em decisão concreta e a modularidade permite avançar sem ruptura interna. 

Se hoje suas decisões de espaço ainda se baseiam em sensação de lotação ou relatórios fragmentados, é hora de evoluir. Pare de operar no escuro. Integre suas reservas ao fluxo digital da empresa e ganhe visibilidade real sobre ocupação, presença e eficiência do workplace. 

Conheça a WiseOffices. Agende uma demonstração e descubra como medir, com dados reais, o ROI do seu modelo de hot desking.