Você saberia dizer o porquê o custo de manutenção de facilities sobe, mesmo com tantos chamados atendidos e, aparentemente, resolvidos?

Sem dados confiáveis a resposta virá como opinião e opinião não fecha orçamento, não justifica investimento e não protege sua operação quando alguma falha impacta o negócio.

Quando a gestão acontece em planilhas, e-mail ou sistemas isolados, tudo parece sob controle, até o dia em que o prédio para por um problema “imprevisível” que já tinha dado sinais em chamados anteriores.

Explicaremos, neste conteúdo, como a gestão de chamados pode se tornar uma fonte de inteligência para a manutenção de facilities, quais critérios técnicos e estratégicos devem orientar a escolha do sistema ideal e como a WiseOffices contribui para uma operação integrada e orientada por dados.

Da gestão reativa para a gestão preditiva em manutenção de facilities

Gestores lidam diariamente com centenas de chamados, como equipes terceirizadas, contratos diferentes e demandas urgentes.

Enquanto se limitam a “abrir, atender e fechar”, a operação vive apagando incêndio. O problema surge, alguém corre, resolve do jeito possível, encerra o chamado e segue para o próximo. 

A sensação de produtividade aumenta, mas o risco está sempre ali. Esse ciclo reativo se mantém quando cada chamado é tratado como caso isolado, sem análise do histórico, sem correlação por equipamento, área ou horário.

O resultado aparece na forma de recorrência: a mesma impressora trava toda semana, o mesmo elevador apresenta alerta, a mesma ala sofre com oscilações de temperatura que incomodam a equipe.

Chamados resolvidos sem análise geram repetição de problemas. O que falta não é esforço do time, e sim estrutura de dados.

Dados para identificar gargalos reais

Um sistema de manutenção de facilities maduro organiza tudo o que hoje se perde em e-mails e mensagens soltas. 

Com dados, você enxerga quais chamados se repetem por equipamento, por pavimento ou por tipo de ocorrência, quais prestadores de serviço cumprem ou não o prazo e em quais horários a demanda aumenta de forma previsível, como intervalo de aula em escolas ou troca de turnos em hospitais.

Indicadores como SLA (Service Level Agreement), recorrência de falhas, tempo médio de atendimento e impacto por área deixam de ser ideias soltas em um relatório e passam a fazer parte da rotina de decisão.

Indicadores que mudam o custo para valor

Alguns exemplos de indicadores que fortalecem a argumentação com a diretoria e o CFO incluem o SLA de atendimento por tipo de chamado, o tempo médio de atendimento por equipe ou fornecedor, a recorrência por ativo e o impacto por área.

Esses indicadores mostram se o contrato atual atende à criticidade da operação, revelam gargalos de capacidade e apontam equipamentos que já deveriam ter passado por substituição ou retrofit.

Sem esse nível de visibilidade, o discurso sobre aumento de equipe, troca de fornecedor ou aquisição de novo software continua frágil. 

Com dados, a conversa muda de “achamos que precisamos” para “as evidências mostram que, se nada mudar, o custo de parada será maior que o investimento”.

Como a WiseOffices apoia essa virada para gestão preditiva

Na prática, a virada reativa para preditiva acontece quando todos os chamados entram em um mesmo fluxo digital, com padronização e enriquecimento de informações. 

Os relatórios avançados, através do sistema WiseOffices, trazem cortes por período, área, tipo de ocorrência, criticidade e equipe. 

A personalização, montada de acordo com a maturidade da sua operação, ajuda a definir os parâmetros que fazem sentido para o seu facility. Com isso, a manutenção deixa de reagir apenas ao que estoura e passa a atuar com base em padrões identificados nos próprios chamados.

O volume de surpresas reduz, a previsibilidade aumenta e o planejamento de orçamento e equipe ganha consistência.

1. Chamados como base para decisões estratégicas

Na teoria, todos concordam que dados são importantes. Na rotina de facilities, a dificuldade aparece em transformar chamado em informação confiável e em decisão.

Quando cada registro vem com data, horário, localização, tipo de problema, equipamento envolvido e tempo de resolução, abre-se espaço para perguntas que elevam o nível da gestão. 

2. Identificação de ambientes críticos

Ambientes críticos nem sempre são os que todos imaginam. Em um hospital, além de UTI e centro cirúrgico, o histórico pode mostrar que salas de apoio sofrem interrupções frequentes. 

Em uma escola, o laboratório de informática pode registrar mais problemas que salas comuns, impactando aulas práticas.

Com visão clara de quais ambientes geram maior volume de chamados, os investimentos se tornam precisos e em vez de distribuir recursos de forma homogênea, a atenção se concentra onde o risco de impacto no negócio é maior.

3. Fluxo de pessoas e demanda de manutenção

Quando o fluxo de pessoas entra na equação, a análise ganha profundidade. Áreas com grande circulação tendem a apresentar maior desgaste de mobiliário, pisos e infraestrutura. Sem dados de fluxo, a percepção chega tarde.

O monitoramento de fluxo ajuda a correlacionar os chamados de manutenção e limpeza, permitindo ajustar rotinas com base no uso real dos espaços, e não em suposições.

4. Relatórios exportáveis 

Para gestores orientados a dados, a possibilidade de exportar relatórios proporciona uma visão mais detalhada e facilita o processo de análise. 

Eles passam a ser parte fundamental das análises estratégicas, contribuindo para o monitoramento de indicadores e ajudando na tomada de decisões ao lado dos dados financeiros da empresa.

5. Integração com calendário corporativo e autenticação

Ao contratar um software de manutenção, é comum focar apenas nas funcionalidades e ignorar a integração com o ecossistema tecnológico da empresa. 

Sistemas isolados criam ilhas de informação, aumentam retrabalho e risco de inconsistência. Manutenções mal planejadas podem conflitar com reuniões, aulas ou procedimentos clínicos. 

A integração com calendários e agendas permite planejar intervenções em janelas de menor impacto. A autenticação via SSO (Single Sign-On)  reduz atrito na adoção, melhora a governança de segurança e facilita o controle de acesso.

6. Abrir chamado é simples e a informação chega completa

Aplicativos intuitivos, ações em poucos cliques, registro por QR Code e possibilidade de personalização dos chamados por categorias (manutenção, limpeza, TI, etc.) aumentam a adesão ao sistema. 

Além disso, os colaboradores podem abrir chamados diretamente no local desejado, seja via QR Code no incidente ou no pin na planta do app, garantindo rapidez e precisão no processo. 

Tablets estrategicamente posicionados facilitam a abertura rápida, sem depender do computador. 

Com autonomia administrativa, o time de facilities pode ajustar perfis, fluxos e parâmetros conforme necessário, tornando o processo mais ágil e liberando tempo para foco na análise estratégica.

7. Modularidade e escalabilidade na gestão de facilities

Empresas possuem níveis diferentes de maturidade. Um modelo rígido tende a gerar resistência e a adoção precisa permitir evolução gradual. A possibilidade de contratar apenas módulos necessários no início reduz risco e facilita a adesão. 

A WiseOffices atua de forma modular, pois é possível iniciar pela gestão de chamados e evoluir para monitoramento de fluxo, reservas e outros recursos conforme a demanda.

Conforme a governança amadurece, novas integrações e relatórios podem ser incorporados sem necessidade de trocar de plataforma. Isso preserva investimento e mantém a equipe focada em evolução contínua.

Conclusão

A gestão de chamados madura não se limita a fechar tickets. Ela transforma manutenção em fonte de inteligência. Chamados deixam de ser ruídos e se tornam sinais claros de gargalos operacionais, ambientes críticos, pressão de uso e até falhas contratuais.

Quando o sistema certo é escolhido com foco em dados e não apenas em controle de solicitações, o facility passa a atuar de forma estratégica.

Em vez de reagir a problemas isolados, a equipe antecipa demandas, prioriza com base em impacto e utiliza histórico para negociar contratos e otimizar recursos.

É exatamente nesse ponto que a WiseOffices se posiciona: como uma parceira de inteligência sobre a operação do workplace, conectando gestão de chamados, dados de ocupação e indicadores operacionais em um único fluxo. Fale com um consultor e agende uma demonstração gratuita hoje mesmo!