Na esteira da transformação do cenário de trabalho induzida pela pandemia de COVID-19, a gestão de facilities emerge como peça-chave na adaptação às novas demandas do trabalho híbrido. 

Com a administração de múltiplos serviços e processos para o funcionamento de espaços comerciais ou residenciais, a gestão de facilities agora enfrenta desafios inéditos, exigindo um olhar estratégico e ágil para garantir a eficiência operacional e a satisfação dos colaboradores.

Diante da crescente adoção de modelos de trabalho que mesclam o presencial e o remoto, a gestão de facilities assume uma relevância ainda maior. A habilidade de adaptar instalações, garantir a segurança e saúde dos colaboradores, e implementar tecnologias inovadoras torna-se crucial para o sucesso das organizações nessa nova era de trabalho. 

Neste artigo, exploraremos como a gestão de facilities se torna uma estratégia fundamental para o funcionamento suave das atividades e entregas em um ambiente de trabalho híbrido. 

O facilities manager na era do trabalho híbrido

Na esteira da revolução provocada pela pandemia de COVID-19 no mundo do trabalho, surgiu uma nova demanda e um redimensionamento do papel do facilities manager. 

Tradicionalmente incumbido de gerenciar os serviços contratados por uma empresa, como limpeza, segurança e TI, o gestor de facilities agora se encontra diante de desafios e responsabilidades adicionais na era do trabalho híbrido.

A transição maciça para o trabalho remoto e a adoção de modelos híbridos levaram a uma redefinição do papel fundamental da gestão de facilities. 

As empresas agora dependem desses profissionais para criar e manter ambientes de trabalho que sejam flexíveis, seguros e eficientes, tanto para colaboradores remotos quanto para aqueles que optam pelo trabalho presencial.

A evolução e o atual papel do facilities manager

 

• • Suporte à implementação de políticas de trabalho remoto: Os facilities managers agora trabalham em estreita colaboração com departamentos como Recursos Humanos e Tecnologia da Informação para desenvolver e implementar políticas que suportem o trabalho remoto de forma eficaz.

• • Gestão de instalações: Com o aumento do trabalho remoto, é essencial que os gestores de facilities revisem as necessidades das instalações físicas, adaptando-as aos novos modelos de trabalho híbridos.

• • Garantia da segurança e saúde dos colaboradores: Em qualquer ambiente de trabalho, seja presencial ou remoto, é responsabilidade do facilities manager assegurar que as instalações atendam aos requisitos de segurança e saúde.

• • Implementação de tecnologias inovadoras: Para facilitar a colaboração e a gestão eficiente das instalações, os facilities managers devem estar atualizados com as últimas tecnologias disponíveis.

• • Sustentabilidade: A promoção da sustentabilidade e eficiência energética nos espaços de trabalho tornou-se ainda mais relevante, especialmente à luz das adaptações necessárias devido ao trabalho remoto.

• • Gestão de fornecedores e contratos: A administração eficiente de contratos de serviços e fornecedores é essencial para atender às novas necessidades dos colaboradores no ambiente de trabalho remoto.

• • Comunicação e engajamento: Manter uma comunicação clara e aberta com colaboradores e parceiros é fundamental para garantir a compreensão e adesão às políticas e procedimentos.

• • Análise e otimização de dados: A coleta e análise de dados são cruciais para otimizar a eficiência e a satisfação dos colaboradores, fornecendo insights valiosos para a adaptação contínua.

• • Aprendizado e desenvolvimento contínuo: É essencial que os facilities managers se mantenham atualizados sobre as últimas tendências e inovações no gerenciamento de instalações, buscando constantemente oportunidades de melhoria.

Gestão do espaço híbrido

Os espaços de trabalho híbridos têm um impacto direto nos orçamentos e rendimentos das empresas. Com equipes divididas entre o trabalho remoto e o escritório, os custos de manutenção do espaço físico precisam ser reavaliados. 

Aqui, a gestão de facilities é crucial para otimizar recursos, garantindo espaços eficientemente utilizados e atendendo às necessidades dos colaboradores.

O trabalho híbrido também afeta a rotatividade e o absenteísmo. A flexibilidade do trabalho remoto pode aumentar o engajamento, reduzindo a rotatividade. No entanto, a falta de interação presencial pode levar ao isolamento e, consequentemente, ao absenteísmo. 

A gestão de facilities pode ajudar, criando espaços que promovam a colaboração e o bem-estar, tanto presencialmente quanto remotamente.

A adaptação é essencial. Os gestores de facilities podem adotar uma abordagem proativa, implementando políticas e tecnologias que facilitem a transição entre o trabalho presencial e remoto. 

Também, uma gestão eficiente de fornecedores e contratos reduz os custos, tornando o espaço físico mais adaptável às necessidades em constante mudança da força de trabalho.

O papel da gestão de facilities na era do trabalho híbrido

Na era do trabalho híbrido, a gestão de facilities desempenha um papel crucial em diversos aspectos que impactam diretamente a eficiência e o bem-estar dos colaboradores. Abaixo, destacamos brevemente como a gestão de facilities se torna ainda mais relevante nesse novo cenário:

Suporte à implementação do trabalho híbrido

Os facilities managers colaboram com departamentos como Recursos Humanos e Tecnologia da Informação para criar políticas e infraestrutura adequadas para o trabalho híbrido, garantindo que os colaboradores tenham os recursos necessários para desempenhar suas funções mesmo remotamente.

Gestão de instalações 

Com a transição para o trabalho híbrido, os gestores de facilities precisam adaptar as instalações físicas para atender às novas necessidades da equipe, garantindo que os espaços estejam equipados para acomodar tanto os colaboradores que trabalham presencialmente quanto os que optam pelo trabalho remoto.

Garantia de segurança e saúde dos colaboradores

A gestão de facilities é responsável por garantir que as instalações estejam em conformidade com os padrões de segurança e saúde, tanto para os colaboradores que trabalham no escritório quanto para aqueles que trabalham remotamente, proporcionando um ambiente de trabalho seguro e saudável para todos.

Tecnologias inovadoras

Os facilities managers devem estar atualizados com as últimas tecnologias que facilitam a gestão eficiente das instalações, permitindo a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe, independentemente de sua localização física.

Gestão de fornecedores e contratos

Em um ambiente de trabalho híbrido, a gestão eficiente de fornecedores e contratos é essencial para garantir que os serviços essenciais, como limpeza e manutenção, sejam fornecidos de maneira consistente e eficaz, independentemente do local de trabalho dos colaboradores.

Comunicação e engajamento das equipes

Os facilities managers desempenham um papel importante na manutenção de uma comunicação clara e aberta com as equipes, garantindo que todos estejam alinhados com as políticas e procedimentos da empresa, promovendo o engajamento e a coesão da equipe, mesmo em um ambiente de trabalho distribuído.

Otimização e análise de dados

A coleta e análise de dados são fundamentais para otimizar a eficiência das instalações e identificar áreas de melhoria, permitindo que os facilities managers tomem decisões informadas e estratégicas para melhorar continuamente o ambiente de trabalho híbrido.

A adaptação da gestão de facilities no trabalho remoto

A transição para o trabalho remoto exigiu e continua a exigir adaptações significativas na gestão de facilities para garantir que as necessidades dos colaboradores sejam atendidas de forma eficaz, mesmo à distância. Abaixo, destacamos os principais pontos de adaptação necessários:

 

• • Gerenciamento remoto de instalações: Os gestores de facilities precisaram desenvolver novas estratégias para monitorar e manter as instalações remotamente, garantindo que os espaços estejam seguros, limpos e adequados para o trabalho, mesmo na ausência de uma equipe presencial.

• • Gerenciamento de equipamentos: A gestão eficiente dos equipamentos tornou-se essencial, com os gestores de facilities implementando sistemas para rastrear, manter e reparar os equipamentos necessários para o trabalho remoto, garantindo que os colaboradores tenham acesso às ferramentas necessárias para desempenhar suas funções.

• • Gerenciamento de segurança: A segurança dos colaboradores que trabalham remotamente tornou-se uma prioridade, com os gestores de facilities implementando políticas e procedimentos para garantir que os colaboradores tenham um ambiente de trabalho seguro em suas casas, incluindo orientações sobre ergonomia, prevenção de incêndios e segurança cibernética.

• • Gerenciamento de serviços: A gestão eficiente dos serviços essenciais, como limpeza, manutenção e suporte técnico, também foi adaptada para atender às necessidades do trabalho remoto, com os gestores de facilities coordenando a prestação desses serviços de forma remota, garantindo que os colaboradores tenham o suporte necessário, independentemente de sua localização física.

Conclusão

Na era do trabalho híbrido, o papel do facilities manager se destaca como uma âncora fundamental para a operação eficiente e o bem-estar dos colaboradores. 

Ao gerenciar instalações, garantir segurança e saúde, e implementar tecnologias inovadoras, esses profissionais se tornam essenciais para a adaptação bem-sucedida das organizações a esse novo cenário. 

A capacidade de facilitar a transição entre os modelos de trabalho presencial e remoto não apenas otimiza a eficiência operacional, mas também promove um ambiente colaborativo e seguro para as equipes. Portanto, investir na gestão de facilities é uma estratégia indispensável para as empresas que buscam prosperar na era do trabalho híbrido.

Nesse sentido, contar com uma tecnologia que apoie o trabalho do facilities manager é essencial. A WiseOffices tem justamente essa missão, pois reúne ferramentas estratégicas que facilitam a gestão de facilities na era do trabalho híbrido.