A gestão de espaços de trabalho é uma prática essencial para empresas que buscam otimizar a utilização de seus recursos e maximizar a produtividade de seus colaboradores. Escolher a ferramenta adequada para essa gestão pode fazer uma grande diferença na eficiência operacional e na competitividade da organização.
Neste artigo, discutiremos os principais fatores a serem considerados ao contratar uma ferramenta de gestão de espaços de trabalho, com destaque para as funcionalidades essenciais, integrações, escalabilidade, tecnologia utilizada, entre outros aspectos relevantes.
Ao final, apresentaremos uma opção de ferramenta para realizar essa gestão e seus diferenciais no mercado.
Importância da gestão eficiente de espaços de trabalho
Uma gestão eficiente dos espaços de trabalho é crucial para aumentar a produtividade e a eficiência operacional de uma empresa.
Quando os espaços são bem administrados, as empresas podem otimizar a utilização de seus recursos, garantindo que cada área seja utilizada da melhor forma possível. Isso não apenas reduz desperdícios, mas também melhora o ambiente de trabalho, tornando-o mais funcional e agradável para os colaboradores.
Ainda, uma gestão eficiente dos espaços pode ajudar a empresa a adaptar-se rapidamente a mudanças.
Em tempos de crescimento ou reestruturação, a capacidade de reorganizar espaços de forma ágil pode ser um diferencial significativo. Isso é especialmente relevante em um cenário de trabalho híbrido, onde a flexibilidade na utilização dos espaços se tornou uma necessidade.
Ainda, vale a pena destacar que a gestão de espaços de trabalho potencializa a economia. Cada espaço de trabalho custa, em média, até R$2.500 por mês. Realizar essa gestão permite usar espaços menores, reduzindo custos.
Funcionalidades essenciais em uma plataforma de gestão de espaços
Ao escolher uma plataforma de gestão de espaços de trabalho, é fundamental considerar as funcionalidades que ela oferece. Essas funcionalidades são determinantes para a eficácia da ferramenta e a capacidade da empresa de gerenciar seus espaços de forma eficiente.
Integrações
Uma boa ferramenta de gestão de espaços deve oferecer integrações com outros sistemas utilizados pela empresa, como softwares de comunicação (Google Meet e Teams), calendários corporativos e sistemas de controle de acesso.
Essas integrações permitem uma gestão mais coesa e centralizada, facilitando o acesso a informações e a coordenação entre diferentes departamentos.
Reserva de espaços
A funcionalidade de reserva de espaços é uma das mais importantes em uma plataforma de gestão de espaços de trabalho.
Ela permite que os colaboradores reservem salas de reunião, estações de trabalho, estacionamento, refeitório, lockers, equipamentos, entre outros de forma simples e rápida. Isso ajuda a evitar conflitos e garantir que todos tenham acesso aos espaços necessários no momento certo.
Tecnologia e segurança
A tecnologia utilizada pela plataforma deve ser moderna e segura. É crucial que a ferramenta ofereça recursos de segurança robustos para proteger os dados da empresa e garantir a privacidade das informações. Também, a tecnologia deve ser intuitiva e fácil de usar, para que todos os colaboradores possam utilizá-la sem dificuldades.
Gestão de recursos
Uma plataforma de gestão de espaços eficiente também deve incluir funcionalidades de gestão de recursos, como equipamentos de escritório e materiais de uso comum. Isso permite que a empresa tenha um controle mais preciso sobre seus ativos e possa planejar melhor a reposição e manutenção desses recursos.
Suporte e atendimento
Por fim, é essencial que a plataforma ofereça um bom suporte e atendimento ao cliente. Problemas técnicos e dúvidas podem surgir a qualquer momento, e a disponibilidade de um suporte eficiente pode fazer toda a diferença na experiência do usuário e na continuidade das operações.
Outros recursos incluem a gestão de chamados e solicitações de manutenção, gestão de correspondências e, também, gestão de insumos.
Torne sua gestão de workplace um diferencial competitivo com a WiseOffices
A WiseOffices é uma plataforma de gestão de espaços de trabalho que se destaca no mercado por suas funcionalidades abrangentes e inovadoras.
Com a WiseOffices, as empresas podem realizar, além do gerenciamento das reservas de salas, a gestão completa de workplaces, integrando diferentes sistemas, e garantindo a segurança de seus dados de forma eficiente. Entre as soluções relacionadas à gestão de workplace, destacam-se:
- Reservas de salas, mesas e vagas de estacionamento;
- Criação de plantas interativas 2D e 3D;
- Visualização personalizada da ocupação de salas de reunião via tablet;
- Check-in via QR Code;
- Gestão de visitantes;
- Abertura de chamados e Service Desk;
- Solicitação de insumos;
- Integrações com diversas ferramentas;
- Relatórios e indicadores de ocupação para a organização e o dimensionamento do escritório.
Ainda, a WiseOffices oferece a otimização de agendamento de salas de reunião com tecnologia e um suporte técnico de alta qualidade, garantindo que todos os usuários tenham uma experiência positiva com a ferramenta.
A escalabilidade da plataforma permite que empresas de diferentes tamanhos e setores possam utilizá-la de acordo com suas necessidades específicas.
Para conhecer mais sobre a WiseOffices e entender como ela pode transformar a gestão dos espaços de trabalho na sua empresa, convidamos você a solicitar uma demonstração. Descubra como a WiseOffices pode ser a solução ideal para tornar a gestão de espaços um diferencial competitivo para a sua organização.
