A eficiência do espaço de trabalho impacta diretamente no sucesso de qualquer empresa que adota modelos híbridos ou 100% presenciais. A gestão de ativos, como mesas, cadeiras e salas de reunião, é um dos pilares dessa eficiência. 

Mas qual abordagem adotar para manter esses ativos em pleno funcionamento: a manutenção preditiva ou a corretiva? Neste artigo, você vai descobrir como escolher a estratégia ideal para seus ambientes, aprender sobre as vantagens de cada modelo e ver como a manutenção preditiva pode ser o diferencial para reduzir custos e promover ambientes mais produtivos.

Definição de manutenção preditiva e corretiva na gestão de ativos

Antes de decidir a melhor abordagem de manutenção para o seu escritório, é importante entender exatamente o que significa manutenção preditiva e corretiva dentro do contexto de gestão de ativos.

Manutenção preditiva

A manutenção preditiva consiste em monitorar ativamente o estado dos ativos do escritório, identificando sinais de desgaste ou mau funcionamento antes que eles se tornem problemas. Usando dados, sensores ou análises periódicas, é possível prever quando algum item vai precisar de atenção, evitando paradas inesperadas ou a inutilização de equipamentos valiosos.

No ambiente corporativo, a manutenção preditiva engloba desde verificar periodicamente o estado das cadeiras ergonômicas até monitorar o agendamento e uso excessivo de salas de reunião, passando por avaliações programadas de equipamentos utilizados nas diferentes estações de trabalho.

Manutenção corretiva

A manutenção corretiva representa o modelo mais tradicional: agir somente quando acontece uma falha ou problema. Ou seja, o reparo ou a substituição só ocorre quando quebra um item ou surge algum imprevisto no funcionamento dos equipamentos. Embora essa abordagem pareça simples e muitas vezes mais barata em curto prazo, pode acarretar custos operacionais e prejuízos maiores devido a interrupções nas atividades.

Na gestão de ativos, a manutenção corretiva é indicada para situações em que o custo de interrupção é baixo, quando o ativo não é crítico ou em empresas que possuem recursos suficientes para cobrir eventuais emergências sem grandes danos.

Vantagens da manutenção preditiva no ambiente de escritório

No cenário do trabalho flexível, onde o fluxo de pessoas, a ocupação dos espaços e o uso dos equipamentos variam diariamente, ter controle preditivo evita gargalos e agiliza as adaptações necessárias. Ao aplicar a manutenção preditiva na gestão de ativos, os benefícios ultrapassam a simples prevenção de falhas. 

Confira os principais impactos positivos para o seu ambiente de trabalho:

Redução de custos imprevistos

Antecipando necessidades de reparo e troca, a empresa reduz gastos com emergências que podem ser mais caras, além de evitar a compra de novos itens por falta de manutenção adequada.

Maior vida útil dos ativos

O cuidado planejado e antecipado contribui para que mesas, cadeiras, equipamentos e espaços sejam usados por mais tempo, otimizando o retorno sobre o investimento.

Minimização de interrupções nas operações

Ao programar manutenções, a rotina dos colaboradores segue normalmente, já que as ações ocorrem fora dos horários de pico ou mediante aviso prévio, sem surpresas no dia a dia.

Ambiente seguro e confortável

Garantir que todos os ativos estejam funcionando corretamente evita acidentes e melhora a experiência dos usuários, refletindo em mais satisfação e produtividade.

Tomada de decisões baseada em dados

Plataformas de gestão inteligentes permitem coletar informações sobre uso, desgaste e necessidades de manutenção, promovendo análises confiáveis para melhorar continuamente a gestão.

Vantagens e limitações da manutenção corretiva

Apesar dos riscos, a manutenção corretiva ainda faz sentido em alguns contextos na gestão de ativos do escritório. Veja as situações em que ela pode ser uma escolha viável:

• Custo inicial zero: Como não existe gasto antecipado, pode ser atraente para pequenas empresas ou para ativos considerados de baixo impacto financeiro.
  
• Fácil implantação: Não exige planejamento ou monitoramento prévio, tornando mais simples a implementação sem necessidade de treinamento ou novas ferramentas.
  
• Aplicação em ativos não críticos: Equipamentos ou itens com baixa frequência de uso ou baixo impacto em caso de falha podem ser mantidos apenas de maneira corretiva.

Porém, essa abordagem apresenta limitações importantes:

• Risco de interrupções: Um problema pode causar paralisação temporária de setores inteiros, além de gerar desconforto e perda de produtividade.
  
• Custos inesperados: Emergências tendem a sair mais caras, já que os reparos de última hora têm custos mais altos e podem demandar substituições urgentes.
  
• Redução da vida útil dos ativos: A ausência de cuidado preventivo acelera o desgaste, forçando trocas frequentes e aumentando o investimento a longo prazo.

Saber equilibrar o uso dessa modalidade pode ser decisivo, especialmente quando recursos e tempo estão escassos, mas devem estar alinhados com a criticidade dos ativos e o perfil de uso de cada ambiente.

Análise de custos: como decidir entre manutenção preditiva e corretiva

Veja como analisar o cenário para tomar a melhor decisão.

Avalie o perfil dos ativos

Classifique os ativos em críticos e não críticos. Mesas compartilhadas, sistemas de controle de acesso e salas de reunião utilizadas diariamente exigem atualização e manutenção preditiva para evitar gargalos. Já itens periféricos ou de pouco uso podem receber cuidados corretivos.

Considere o custo das paradas

Pondere o impacto financeiro e operacional das pausas imprevistas. Empresas com processos colaborativos e forte dependência de espaços integrados geralmente se beneficiam mais do modelo preditivo.

Pense no retorno sobre investimento

O custo inicial de um programa de manutenção preditiva pode parecer alto, mas o ROI se mostra mais atrativo quando se consideram as reduções com trocas emergenciais, prolongamento da vida útil dos ativos e maior satisfação dos colaboradores.

Envolva a equipe na decisão

A percepção dos gestores de facilities e RH é valiosa para identificar quais ativos causam mais impacto em caso de falha e onde a manutenção preditiva pode gerar mais valor. Uma gestão de ativos embasada em dados detalhados contribui para o uso racional dos recursos, evita desperdícios e fortalece a cultura de eficiência em todos os níveis da organização.

Como integrar a manutenção preditiva com ferramentas de gestão de ativos

A tecnologia é uma aliada poderosa para quem busca elevar o padrão da manutenção preditiva em ambientes corporativos. Aqui entram em cena plataformas inteligentes como a WiseOffices, que reúnem em um só lugar o agendamento, o monitoramento e a otimização dos espaços de trabalho.

• Monitoramento em tempo real: Identifique rapidamente padrões de uso e potenciais pontos de desgaste em mesas, cadeiras e estações de trabalho, programando manutenções com base em dados atualizados.
  
• Análise histórica e relatórios inteligentes: Gere relatórios de ocupação, frequência de uso e solicitações de manutenção para embasar decisões estratégicas de investimento e renovação de ativos.
  
• Facilidade para times de RH e facilities: Centralize informações, acompanhe solicitações e controle o histórico de manutenção com praticidade e transparência.

Ao adotar uma solução como a WiseOffices, a empresa elimina tarefas manuais, reduz riscos de falhas e alcança mais eficiência. Isso permite uma experiência mais fluida para os colaboradores, com espaços sempre preparados para uso e menos surpresas desagradáveis ao longo do dia.

Conclusão

Escolher entre manutenção preditiva e corretiva depende do perfil e das necessidades de cada empresa, mas o cenário moderno do trabalho costuma favorecer estratégias preditivas, capazes de antecipar problemas, diminuir gastos inesperados e garantir ambientes de trabalho confortáveis e sempre prontos para uso.

Com a WiseOffices, você tem uma plataforma inteligente para agendar, monitorar e otimizar o uso de seus ambientes de trabalho. Garanta mais eficiência, menos custos e um ambiente de trabalho mais produtivo. Experimente agora!

Perguntas Frequentes (FAQ)