Seu escritório adotou Activity Based Working (ABW) no discurso, o layout ficou bonito, mas o dia a dia não acompanha? 

Pessoas disputando sala, áreas barulhentas ao lado de quem precisa de silêncio, time perdido sem saber onde sentar. O resultado é previsível: frustração, baixa adesão ao presencial e espaço caro sem uso inteligente.

A questão central é:  sem zonas de trabalho claras, com regra, tecnologia e dados, o ABW vira só um conceito de apresentação de projeto. O que faz o modelo funcionar são as zonas de foco e as zonas de colaboração bem desenhadas, governadas e monitoradas. Atividade define o espaço, não o contrário.

Neste artigo você vai ver como sair do ABW “aspiracional” e chegar em uma rotina previsível: menos ruído, menos conflito por mesa e sala, mais produtividade e colaboração com intenção.

O que é ABW e por que zonas são o centro do modelo

Activity Based Working (ABW) é um modelo em que a pessoa escolhe onde trabalhar no escritório de acordo com a atividade que precisa executar. Deep work, call rápida, reunião de projeto, conversa sensível, trabalho em dupla. Cada tipo de atividade encontra um tipo de espaço.

Sem zonas de trabalho claras, ABW vira só “escritório sem mesa fixa”. O que sustenta o modelo não é a quantidade de pufes ou salas temáticas. É a definição objetiva de zonas e regras como: Zona de foco silenciosa, de colaboração ativa, social, de suporte (service desk, lockers, impressão)

Em um escritório ABW que funciona, a pessoa sabe: “preciso de 2 horas de concentração, vou para a zona X”. Ou “tenho brainstorm com o time, vamos para a zona Y”. O espaço vira ferramenta para o trabalho, não obstáculo.

Para Facilities, esse desenho de zonas fecha a conta do m². Para RH e lideranças, melhora percepção de bem-estar e clareza de combinados. TI e Segurança da Informação ganham previsibilidade de acessos e integrações. Arquitetura e consultorias de workplace garantem que o layout tenha um modo de operar, não só estética.

Como mapear atividades reais e traduzir em zonas de trabalho

Antes de pensar em poltrona, começa pela rotina real. O caminho mais maduro passa por três perguntas simples:

1. Quais são as atividades mais frequentes?

Faça uma leitura prática com líderes e times. Alguns exemplos que quase sempre aparecem:

• Deep work: análise, programação, redação, estudo
  
• 1:1: conversas de gestão, feedbacks, conversas sensíveis
  
• Brainstorm e co-criação: projeto de produto, campanhas, rituais ágeis
  
• Reuniões rápidas: alinhamentos de 15 a 30 minutos
  
• Calls remotas: times distribuídos, fornecedores, clientes
  
• Trabalho operacional repetitivo: processos, atendimento interno
  

2. Que nível de foco e privacidade cada atividade exige?

Classifique cada uma por dois eixos simples: necessidade de silêncio e necessidade de reserva. Isso se torna insumo direto para desenho de zonas de foco e colaboração.

3. Como isso vira tipologias e zonas?

A partir desse mapa, você chega em tipologias que se combinam em zonas de trabalho consistentes:

• Foco: estações silenciosas, phone booths, salas pequenas para concentração
  
• Colaboração: salas de projeto, mesas altas, áreas com telas e lousa
  
• Social: lounge, café, áreas de convívio menos formais
  
• Suporte: impressão, lockers, copa, pontos de atendimento

Esse mapeamento evita o clássico cenário em que tudo acontece no mesmo lugar. Em vez de um mar de mesas genéricas, você passa a ter zonas com propósito claro.

Zona de foco versus zona de colaboração: o que muda de verdade

Zona de foco não é só um canto mais silencioso e zona de colaboração não é só mesa maior. O desenho físico e as regras precisam refletir o tipo de trabalho que acontece ali.

Critérios para zona de foco

Quem cuida de Workplaces precisa olhar para alguns pontos que fazem diferença direta no uso real:

• Acústica: materiais que absorvem som, barreiras físicas, phone booths para calls individuais. Voz ecoando mata qualquer tentativa de concentração.
  
• Circulação: nada de corredor principal cortando o meio da zona silenciosa. Fluxo de gente passando o tempo todo gera ruído visual e distração.
  
• Privacidade: altura de painéis, posicionamento das telas, distanciamento mínimo. Mesmo em ambiente aberto, a sensação de estar “exposto” reduz foco.
  
• Ergonomia: cadeiras ajustáveis, apoio de tela, iluminação correta. Quem vai ficar períodos longos ali precisa conforto real.
  
• Sinalização clara: visual simples e direta de que aquele é um espaço de silêncio e concentração. Sem texto longo, sem dúvida.

Regra prática que evita conflito: na zona de foco, calls só em pontos específicos (cabines, salas pequenas) e conversa em voz baixa. Nada de reunião em pé ao lado de quem tenta se concentrar.

Critérios para zona de colaboração

Aqui o objetivo muda, o espaço precisa encorajar interação, troca rápida e visibilidade de conteúdo.

Flexibilidade de uso

Mesas que comportem 2, 4, 6 pessoas, sem rigidez excessiva de layout. O time monta rápido o cenário da reunião.

Superfícies de apoio

Lousas, telas, suportes para post-its e materiais de oficina. Sem isso, brainstorm vira conversa desorganizada.

Tratamento acústico para grupo

O barulho aqui é esperado, mas deve ficar contido. Materiais e posicionamento evitam que essa energia “vaze” para a zona de foco.

Infra básica pronta

Conectividade estável, energia acessível, adaptadores. Ninguém aguenta reunião que atrasa porque não encontra cabo.

Proximidade de zonas de suporte

Fácil acesso a café, água, materiais. Isso evita circulação excessiva por todo o escritório.

Regras de uso e governança sem zona virar terra de ninguém

Sem governança, qualquer zona de foco vira “mini open space” e zona de colaboração vira sala privatizada por um único time. 

Quem está na operação sabe: o layout aguenta pouco tempo sem regras simples e aplicadas. Defina critérios para o uso dos espaços com base no tipo de ambiente, e não na hierarquia. 

Por exemplo, as salas pequenas para 1:1 devem ser liberadas para qualquer colaborador, mas com uma limitação de duração para garantir que todos tenham acesso. Já as salas grandes de projeto devem ter prioridade para squads e rituais recorrentes, sempre com agendamento registrado para evitar conflitos. 

As mesas nas zonas de foco devem ser em sua maioria de uso livre por check-in, mas em dias de pico, alguns pontos devem ser reservados para maior organização. O erro comum é restringir tudo com reservas excessivas ou liberar sem qualquer regra, o que gera desorganização. 

O equilíbrio vem de uma política clara e alinhada à estratégia de presença: qual frequência de uso o negócio espera, em quais dias e para quais atividades.

Janelas de reserva, check-in e no-show

Aqui, TI e segurança devem trabalhar em conjunto com facilities para garantir o bom funcionamento do sistema. 

É necessário estabelecer uma janela de reserva, limitando a antecedência para evitar que uma pessoa “segure” uma sala a semana inteira sem usá-la. Além disso, o check-in deve ser obrigatório, caso ninguém confirme a presença, a reserva é cancelada e o espaço volta para o inventário. 

A política de no-show também é importante, com a repetição de ausências gerando alertas ou bloqueios temporários para reservas de espaços mais concorridos. Sem essa estrutura, o sistema fica cheio de reservas fantasmas. 

Na percepção do usuário, “nunca tem sala”, quando, na realidade, as salas estão vazias, mas bloqueadas por reservas não utilizadas.

Métricas para saber se suas zonas estão funcionando

Sem métrica, ABW vira opinião, alguém acha que falta sala, outro acha que falta mesa, outro reclama de barulho. 

Os dados trazem um norte mais objetivo.

1. Ocupação real versus planejada

Primeiro indicador e comparar:

• Ocupação planejada por zona (capacidade x dias da semana).
• Ocupação real com base em reservas e check-in ou sensores.

Se a zona de foco aparecer vazia na terça, mas saturada na quarta, não precisa reformar o escritório inteiro. Pode ajustar a política de presença ou janela de reserva.

2. Picos por horário e pressão por sala

Dois recortes importantes:

• Picos por horário: você identifica faixas críticas de uso de salas, mesas e booths. Isso ajuda a desenhar combinados de rituais de time para evitar todo mundo no mesmo slot.
  
• Pressão por sala: taxa de conflito por salas específicas, tempo médio entre reservas, índice de recusa por falta de espaço.

Se determinadas tipologias vivem em fila, o recado é claro: falta zona de colaboração nesse formato ou o uso atual não respeita o tipo de reunião indicado para aquele espaço.

3. Taxa de no-show e tempo de permanência

A taxa de no-show mostra maturidade no uso do escritório:

• No-show alto em zona de colaboração: time marca reunião presencial e cancela em cima da hora, ou não aparece. Reserva presa à toa.
  
• No-show em zona de foco: pessoas reservam “por garantia” e não usam.
  

Tempo médio de permanência por tipologia também fala muito:

• Zona de foco com permanência muito baixa pode indicar desconforto ou ruído.
  
• Zona de colaboração com uso muito acima do previsto pode sinalizar escassez de alternativa em outros andares.

Para CRE e finanças, cruzar esses dados com custo por m² útil mostra se o investimento em zona de foco e colaboração fecha a conta. Não é só quantas estações existem, é quanta atividade real vai acontecer ali.

Conclusão 

Se você já entendeu que ABW não é apenas “layout bonito”, mas sim governança, dados e operação, o próximo passo é fazer as zonas funcionarem sem fricção. 

Com a WiseOffices, você centraliza tudo em um único lugar: as reservas de mesas e salas são conectadas a plantas interativas e zonas de trabalho, permitindo uma gestão mais eficiente. 

O check-in ágil ajuda a reduzir o no-show e liberar automaticamente os espaços ociosos. Além disso, a plataforma oferece indicadores em tempo real de ocupação, picos por horário, pressão por sala e tempo de permanência, ajudando a otimizar o uso do espaço. 

O monitoramento de ocupação é cruzado com o custo por m² útil, oferecendo dados para decisões seguras sobre expansão ou ajuste de layout. Por fim, as rotinas de Facilities são gerenciadas, incluindo a abertura e o acompanhamento de chamados específicos para cada zona.

Agende uma demonstração e veja como montar e ajustar suas zonas de foco e colaboração com previsibilidade.