Criar e manter um espaço de trabalho organizado não é uma tarefa fácil. E nós sabemos como é importante manter tudo funcionando corretamente no dia a dia da sua empresa. Afinal, a última coisa que os seus colaboradores precisam é se preocupar com possíveis contratempos no workspace.

Hoje, a maioria dos negócios usam a tecnologia e inteligência de dados para levar eficiência a diversos setores. E na gestão dos escritórios não é diferente: cada vez mais empresas querem otimizar seus recursos e criar ambientes verdadeiramente funcionais. Por isso, investem em abordagens “data driven”. 

Quer conhecer mais sobre o assunto, entender como usar os números a seu favor e descobrir como a WiseOffices pode levar inteligência? Continue lendo este artigo, pois exploraremos um pouco mais sobre este tema!

O que é uma abordagem data driven?

Há muito tempo escutamos o termo “data driven”, mas ele se tornou ainda mais conhecido nos últimos anos. Traduzindo para o português, esse conceito se refere aos processos orientados por dados. Ou seja, ações de uma empresa que se baseiam na coleta e análise de informações – e não apenas na intuição da equipe. 

Esse termo tem ganhado espaço porque hoje, com a ajuda da tecnologia, se tornou muito fácil colher informações sobre qualquer tipo de ação. 

Aplicar uma abordagem data driven ao espaço de trabalho permite que, após coletar, tratar e interpretar todos os dados, as empresas obtenham insights importantes para tomar decisões mais confiáveis e inteligentes para lidar com a gestão do workspace. 

Assim, em uma abordagem orientada por dados não existe espaço para achismos. Os gestores de facilities podem otimizar um local de trabalho com base na realidade e no comportamento de todas as pessoas que o frequentam: seja colaborador ou visitante. 

Por que os dados importam para melhorar o seu workspace?

Os dados podem ajudar a sua empresa a fazer otimizações no espaço de trabalho, identificando áreas de melhoria para garantir que todas as pessoas tenham a melhor experiência no local de trabalho. 

Com esses dados em mãos, é possível obter uma visão holística de todo o workspace, como, por exemplo, entender qual ambiente do escritório é mais ou menos utilizado para verificar qual é a sua verdadeira função para os colaboradores.

Os dados importam – e muito – para melhorar a gestão do seu escritório. É por meio deles que você, gestor de facilities, conseguirá entender em detalhes como gerenciar o espaço físico com mais eficiência, como melhorar a segurança do local, como elevar os níveis de produtividade dos colaboradores e criar um ambiente menos estressante e do qual as pessoas se sintam parte.

Além disso, é possível criar modelos estatísticos que preveem necessidades e os processos de tomada de decisão. Assim, fica fácil saber se a sua empresa precisará de mais ou menos espaços para acomodar os colaboradores, por exemplo.

Ao analisar as tendências por meio de dashboards avançados, entende-se, com clareza, se e quando será necessário investir em mais ou menos recursos, comodidades e suprimentos de escritórios, garantindo que cada trabalhador tenha o que ele precisa para ser mais produtivo. 

Todos esses exemplos – e muitos outros! – evitam o desperdício de insumos, otimizam seu capital e reduzem a pegada ecológica da sua empresa. 

Cinco estatísticas para rastrear e entender melhor o seu workspace

Compreender como as pessoas usam um local de trabalho é o primeiro passo para projetar um workspace ainda melhor e que atenda a todas as necessidades dos seus colaboradores. 

Por meio de uma plataforma completa para gerenciamento de workplaces como a WiseOffices, você pode conquistar dados importantes para observar como cada colaborador interage com o espaço de trabalho. 

Abaixo, nós selecionamos cinco tipos de estatísticas importantes para deixar o seu trabalho ainda mais simples e preciso.

1. Ocupação de espaços

Os dados de uso dos ambientes ajudam você a adaptar locais para atender melhor às preferências dos seus colaboradores, garantindo que ele seja usado em todo seu potencial e com grande eficiência. 

Assim, espaços que costumam ser menos utilizados podem ganhar novas funcionalidades e ambientes mais frequentados podem ser aumentados para elevar o conforto dos seus colaboradores, por exemplo.

Se há muita procura por salas de reunião e elas, frequentemente, têm um agendamento concorrido, é sinal que a sua empresa precisa de novas salas para se reunir e menos locais para trabalhar sozinho.

Por meio de dados e relatórios gerados pela WiseOffices, a sua empresa consegue entender, sem esforço, onde cada mudança deve ser feita. 

2. Tendência de comparecimento ao escritório

Se a sua empresa adotou o modelo híbrido, os dados de comparecimento ao escritório fornecem informações de quantos colaboradores estarão no local em um determinado dia e como a frequência pode variar ao longo da semana de trabalho.

Analisá-lo é importante para preparar o espaço de acordo com o número de funcionários presentes, além de projetar a quantidade certa de insumos que você precisará em um determinado dia.

Além disso, esse dado pode mostrar o fluxo de pessoas no ambiente e dar previsibilidade às equipes de recepção e segurança, garantindo que eles estejam preparados para a quantidade de pessoas no mesmo local. 

A WiseOffices ajuda sua empresa a entender essas informações a partir de um dashboard completo com parâmetros personalizáveis. Assim, a sua rotina de acompanhar os colaboradores se torna ainda mais simplificada!

3. Relatórios de visitantes

Imagine que um funcionário agendou uma reunião com um cliente – uma pessoa de fora da sua organização. Ele receberá o convite na sua agenda, com seu nome e todos os detalhes da visita, como data e horário de entrada e saída do prédio. 

Você tem à sua disposição todas essas funções dentro da WiseOffices, além de extrair relatórios detalhados que ajudarão sua empresa no controle de fluxo de pessoas e a garantir o máximo de proteção aos seus espaços. Assim, fica mais simples evitar brechas de segurança no seu local de trabalho.

4. Relatório de uso de espaços por equipes e departamentos

Entender como os espaços são utilizados por equipes e departamentos oferece uma visão precisa aos gestores sobre como está a colaboração no ambiente de trabalho. Com essas informações, eles podem tomar decisões mais adequadas sobre as comodidades que esses grupos precisam para desempenhar bem as suas funções. 

Ao entender as estatísticas de grupos que são pouco engajados na utilização do workspace, pode-se criar estratégias para que eles utilizem todo o potencial desses locais.

Dentro da WiseOffices, você, gestor, consegue criar equipes, delimitar espaços por times e muito mais. Tudo isso simplifica a sua criação e visualização dos relatórios para extrair insights incríveis.  

5. Análise de quem está trabalhando no escritório ou em casa

A WiseOffices ainda oferece um dashboard completo em que os seus colaboradores indicam o local de trabalho todos os dias: em casa ou no escritório. Isso funciona como uma folha de ponto que pode ser usada pelo time de RH para analisar as rotinas de trabalho dos colaboradores.

Além disso, esses dados ajudam os próprios colegas de trabalho a saberem como e quando contactar um outro colaborador. Se ele estiver no escritório, basta procurar a mesa em que ele está sentado. Se estiver em casa, a melhor alternativa é usar uma ferramenta online de comunicação!

Como coletar dados para criar estratégias data driven para o seu ambiente de trabalho?

As ferramentas de trabalho de ontem não conseguem mais resolver os desafios enfrentados pelos workspaces de hoje. 

E investir na tecnologia certa para garimpar todas as informações que você precisa ajuda a revelar novas oportunidades de otimização do seu espaço de trabalho. Com isso, é possível garantir que ele seja cada vez mais eficiente, econômico, funcional e colaborativo. 

Com a WiseOffices você obtém todos os dados necessários para criar grandes estratégias orientadas por dados, transformando o seu workspace em um local próspero e flexível para todos. 

Comece a deixar o espaço mais inteligente e descomplicado hoje. Fale com a equipe da WiseOffices e descubra como cada dado pode ajudar a tornar o seu espaço ainda melhor!