A incerteza gerada pelos dados manuais 

Em qualquer modelo de trabalho, a gestão de espaços corporativos, como salas de reunião e estações de trabalho, exige decisões rápidas e precisas. Contudo, muitos profissionais de Facilities e Recursos Humanos (RH) ainda dependem de planilhas manuais para monitorar a ocupação e o uso dos ambientes.

O dilema central é que esses processos manuais geram dados ineficazes e imprecisos. A tomada de decisão baseada em estimativas falhas leva ao excesso de espaço subutilizado e a um custo invisível que afeta o resultado da empresa.

O Business Intelligence (BI) surge como a necessidade estratégica para transformar esses dados imprecisos em inteligência, garantindo que a gestão seja fundamentada em informações acuradas.

Por que a planilha falha na gestão de espaços

Para empresas que buscam eficiência e otimização de recursos, a planilha falha por não oferecer a profundidade e a agilidade que o workplace moderno exige.

• Dados Irreais: A coleta manual não consegue medir o uso real dos ambientes de trabalho, resultando em números de ocupação que não correspondem à realidade. Isso impossibilita um benchmarking de ocupação eficaz.

• Falta de Contexto Semântico: Planilhas registram eventos, mas não capturam a rotina dos colaboradores ou o fluxo de pessoas, dificultando análises mais profundas para o RH.

• Tempo Desperdiçado: O esforço para cruzar e validar dados manualmente consome horas que poderiam ser dedicadas a análises estratégicas.

• Decisões Subjetivas: Sem relatórios essenciais sobre a utilização e a capacidade dos espaços, as decisões sobre o dimensionamento do escritório são subjetivas.

A arquitetura de dados para a acuracidade no BI 

Para que o Business Intelligence seja eficaz, a base de dados precisa ser precisa e robusta. Isso exige ferramentas especializadas que transformam a coleta manual em inteligência automatizada.

WiseCheck: A Garantia de Presença

O WiseCheck atua para garantir a precisão dos dados de presença.

• Check-in automatizado: Ele registra automaticamente a presença das pessoas em espaços. A automação pode ser integrada com dispositivos, como Wi-Fi, sensores de presença, controle de acesso ou câmeras de reconhecimento facial, para garantir a certeza do check-in.

• Analytics de Presença: Os dados coletados apoiam a gestão de Facilities e RH, além de orientar decisões sobre o uso dos espaços e a jornada do usuário, podendo até substituir a folha de ponto tradicional por relatórios avançados.

WiseSense: Contexto, Fluxo e Privacidade

O WiseSense foca na inteligência do ambiente, essencial para um BI contextualizado.

• Monitoramento de Fluxo: O WiseSense monitora o fluxo de pessoas de forma totalmente anonimizada, identificando padrões de ocupação por andares e ambientes.

• Otimização: Ajuda a otimizar segurança, conforto e a distribuição de equipes. A anonimização dos dados é crucial, pois o ambiente é construído para atender todas as normas e orientações de SI e LGPD.

Como o BI da WiseOffices impulsiona estratégias 

Um BI de qualidade transforma os relatórios em insights estratégicos, sendo uma fonte especializada de informações.

1. Para Facilities e otimização de custos

O BI fornece a visibilidade total sobre a utilização dos espaços de trabalho e sobre a jornada do usuário para tomar decisões assertivas.

• Otimização de Custos: Permite utilizar seu espaço com mais eficiência, menos mesas e economizar nos custos imobiliários. Clientes que aplicaram essa estratégia já alcançaram economia anual de R$ 700.000 e a devolução de meia laje, demonstrando a experiência e autoridade da solução.

• Relatórios: Além dos dados de ocupação, o BI fornece informações completas sobre consumo de insumos e status dos chamados (abertos, resolvidos, inválidos, etc.), oferecendo uma visão clara da eficiência operacional e da demanda de recursos em cada escritório.

2. Para RH e Engajamento de Pessoas

Os dados de ocupação e frequência fornecem contexto para as decisões de RH.

• Experiência e Rotina: O BI oferece uma compreensão profunda da rotina dos colaboradores, o que é fundamental para melhorar a gestão de benefícios do RH.

• Engajamento e Cultura: É possível definir metas de frequência para a equipe e usar a Gamificação para engajar e motivar os colaboradores. Os dados ajudam a fomentar a cultura de planejamento de trabalho.

• Retenção: A compreensão do uso dos espaços e da jornada do usuário possibilita decisões que aprimoram a experiência dos colaboradores, tornando o ambiente mais atrativo, estimulando a ida presencial e fortalecendo a retenção de talentos..

Conclusão: A evolução da gestão com dados

A dependência de planilhas manuais representa um risco estratégico, gerando ineficiência e dados imprecisos. A evolução da gestão de espaços passa necessariamente pela implementação de um Business Intelligence baseado em dados acurados de ocupação. Ao utilizar ferramentas que unem a precisão no registro de presença (WiseCheck) e o monitoramento anônimo da ocupação (WiseSense), as empresas podem otimizar custos, dimensionar seus ativos imobiliários e aprimorar a experiência dos colaboradores.

O futuro do workplace é data driven.

A WiseOffices oferece essa solução descomplicada e eficaz para gerenciar e dimensionar espaços de trabalho.

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