No modelo de trabalho flexível, buscar eficiência operacional tornou-se um desafio para gestores de RH e líderes de workplace. A fórmula do escritório tradicional, com pouca flexibilidade, já não responde à necessidade de colaboração e alta performance dos times. Nesse cenário, o Activity-Based Working (ABW) surge como a resposta para transformar espaços corporativos, onde o design catalisa colaboração, foco e produtividade real.

Ao longo deste artigo, você vai entender como o ABW pode ser o ponto de virada no reposicionamento estratégico da sua empresa e como a tecnologia potencializa cada etapa dessa jornada.

O que é Activity-Based Working (ABW)?

O Activity-Based Working redefine o conceito de escritório. Em vez de atribuir postos fixos ou layouts engessados, esse modelo parte do princípio de que o espaço físico deve se moldar, de forma estratégica, às atividades realizadas ao longo da jornada de trabalho.

Reuniões criativas, tarefas de foco intenso, interações rápidas e momentos de socialização exigem ambientes diferentes, preparados para necessidades específicas. Nesse contexto, design, comportamento humano e tecnologia formam um ciclo. O escritório deixa de ser apenas um local de presença e passa a funcionar como uma ferramenta inteligente, orientada à performance e ao bem-estar do colaborador.

ABW e o trabalho híbrido: presença com propósito

O design orientado por atividades sustenta o trabalho híbrido de forma estratégica. Em vez de impor presença diária, o ABW incentiva que o colaborador vá ao escritório quando houver real valor agregado, como reuniões decisivas, momentos de criação coletiva ou imersões estratégicas.

Nesse modelo, espaços ociosos deixam de ser um problema e passam a representar oportunidades de otimização. Organizações que adotam o Activity-Based Working relatam reduções significativas nos custos de infraestrutura graças ao melhor aproveitamento do espaço e à gestão inteligente da ocupação.

Zonas de trabalho em ABW: da colaboração ao foco

No modelo Activity-Based Working, o escritório é organizado em zonas funcionais que respeitam a diversidade de atividades realizadas pelas equipes:

• Colaboração: áreas compartilhadas, mesas de projeto e salas modulares favorecem trocas rápidas, criatividade e trabalho multidisciplinar. Ambientes colaborativos bem desenhados aumentam a efetividade de projetos inovadores.
  
• Concentração: espaços silenciosos, cabines individuais e ilhas acústicas reduzem ruídos e estímulos externos, protegendo o foco e elevando a qualidade da produção intelectual.
  
• Reuniões: salas modulares preparadas para diferentes formatos, com suporte à videoconferência, atendem tanto encontros presenciais quanto híbridos.
  
• Socialização: lounges, cafés e áreas de convivência fortalecem vínculos, cultura organizacional e senso de pertencimento.

Essa segmentação elimina conflitos de uso, reduz gargalos, como a falta de salas disponíveis,  e melhora a eficiência cognitiva dos times.

Tecnologia como pilar do Activity Based Working (ABW): ambientes guiados por dados

Soluções como a WiseOffices permitem a realização de reservas flexíveis de mesas, salas e estações, promovendo autonomia e organização para os colaboradores, além de oferecer monitoramento de ocupação em tempo real, identificando padrões de uso dos ambientes. 

A solução também disponibiliza localização de colegas na planta do escritório e recursos de gamificação, que estimulam o engajamento e fortalecem a experiência do colaborador no ambiente físico. 

Com o WiseSense, a plataforma passa a monitorar o fluxo de pessoas de forma totalmente anonimizada, mapeando padrões por andares e ambientes para otimizar segurança, conforto e a distribuição estratégica das equipes.

Tudo isso apoiado por relatórios automáticos com insights acionáveis, que viabilizam ajustes rápidos e decisões estratégicas baseadas em métricas concretas, reduzindo desperdícios e ampliando a eficiência do uso do espaço.

Como implementar o Activity Based Working (ABW) em organizações orientadas a dados

A implementação bem-sucedida do Activity-Based Working exige uma abordagem estratégica e multidisciplinar. As principais etapas incluem:

Diagnóstico do ambiente e das atividades realizadas

O ponto de partida para a adoção do Activity-Based Working é um diagnóstico profundo do ambiente físico e da dinâmica das equipes. Essa etapa envolve mapear os tipos de atividades executadas ao longo do dia, identificar padrões de presença, fluxos de circulação, gargalos operacionais e áreas subutilizadas. 

Entrevistas com líderes, pesquisas com colaboradores e análise de dados de ocupação ajudam a compreender como o espaço é realmente usado e não apenas como foi projetado.

Definição clara das zonas de trabalho

Com base no diagnóstico, o escritório passa a ser estruturado em zonas funcionais bem definidas, cada uma desenhada para suportar um tipo específico de atividade. Espaços de colaboração, áreas de concentração, salas de reunião, ambientes híbridos e zonas de descompressão devem coexistir de forma equilibrada, reduzindo conflitos de uso e melhorando a eficiência cognitiva das equipes.

Escolha de tecnologias adequadas para reservas e monitoramento

A tecnologia é o elo entre o design do escritório e a experiência do usuário. A escolha das ferramentas certas garante visibilidade operacional, reduz fricções no dia a dia e permite que gestores tomem decisões rápidas e fundamentadas, transformando o escritório em um ambiente realmente conectado e responsivo.

Implementação com métricas, acompanhamento contínuo e ajustes baseados em dados

A implementação do ABW não é um projeto pontual, mas um processo evolutivo. Após a entrada em operação, é fundamental acompanhar indicadores como taxa de ocupação, uso por tipo de ambiente, horários de pico e preferências das equipes. 

Esses dados permitem ajustes contínuos, como redistribuição de áreas, expansão de zonas mais demandadas ou revisão de políticas internas. A gestão orientada por métricas assegura que o espaço acompanhe a evolução do negócio e das pessoas.

Fortalecimento da cultura de autogestão e uso consciente dos espaços

Por fim, o sucesso do Activity-Based Working depende de uma mudança cultural. É preciso incentivar a autogestão, a responsabilidade coletiva e o uso consciente dos ambientes. 

Comunicação clara, treinamentos, regras simples de convivência e estímulo ao feedback contínuo ajudam os colaboradores a entender o propósito do modelo e a extrair o máximo valor dele.

Conclusão

O Activity-Based Working é uma resposta estratégica para empresas que buscam colaboração qualificada, foco, engajamento e uso inteligente dos espaços de trabalho físico. Transforme seu escritório em um ecossistema inteligente. 

Com a WiseOffices, o modelo Activity-Based Working deixa de ser teoria e passa a ser prática. Centralize reservas, acompanhe dados em tempo real e crie ambientes que realmente impulsionam colaboração, foco e performance.Solicite uma demonstração hoje mesmo  e leve inteligência para cada metro quadrado do seu escritório.