O Centro de Integração Empresa-Escola (CIEE ) é uma associação filantrópica que atua há décadas na inserção de jovens no mercado de trabalho, com programas de estágio e o programa Jovem Aprendiz.
Por ser uma entidade de utilidade pública, cada real economizado em custos operacionais retorna diretamente para a missão social. E é aí que a gestão inteligente dos espaços entra como alavanca estratégica.
O peso dos custos imobiliários em instituições de grande porte
Manter uma operação nacional exige unidades em múltiplas cidades, contratos de locação, condomínio, IPTU, energia e manutenção.
Segundo pesquisa da Fundação Getulio Vargas (FGV-EAESP) sobre trabalho flexível, mais de 70% das empresas brasileiras adotaram algum modelo flexível depois de 2020, o que expôs um problema antigo: o escritório foi dimensionado para ocupação integral, mas passou a receber apenas uma fração da equipe por dia.
O resultado é conhecido. Metros quadrados pagos integralmente, ocupados parcialmente, salas reservadas que ninguém utiliza.
Estacionamento com vagas fixas enquanto colaboradores chegam apenas em dias alternados. Sem dados de ocupação real, qualquer decisão sobre redução de área locada vira aposta, não estratégia.
Para o CIEE, a equação envolve ainda um componente de responsabilidade social. A organização precisa comprovar a aplicação eficiente de cada recurso. Custos imobiliários inchados comprometem o investimento em programas de estágio, aprendizagem e assistência social.
O desafio: decidir com dados, não com percepção
Segundo a Thayna, assistente administrativa da CIEE, antes da implantação da WiseOffices, o cenário reproduzia a dor enfrentada por muitas instituições nacionais.
A gestão dependia de planilhas, relatos informais por meio de recepcionistas e observação visual dos andares. Faltava um sistema que cruzasse reservas, check-ins efetivos e ocupação para gerar o indicador de taxa de ocupação eficiente.
Sem esse indicador, os problemas se acumulavam. O primeiro era o uso incorreto de salas. Salas de reunião usadas para trabalhos, enquanto cabines vazias.
E também a impossibilidade de dimensionar corretamente o escritório, já que a decisão de manter, expandir ou devolver áreas fica refém do achismo.
A solução aplicada pela WiseOffices no CIEE
A WiseOffices é uma plataforma de gestão de workplace que possui módulo de reservas inteligentes de mesas, salas, estacionamento e outros recursos físicos. Além de medir a ocupação em tempo real, gestão de chamados e service desk.
No caso do CIEE, a implantação permitiu que a instituição passasse a ter visibilidade sobre quais salas de reunião, mesas e cabines individuais eram realmente ocupadas, em quais dias e em quais horários.
A plataforma transformou a experiência do colaborador ao oferecer um aplicativo para reservar mesa, sala ou vaga antes de sair de casa.
Do lado do gestor, os dashboards de workplace analytics passaram a mostrar em números o que antes era impressão. Ociosidade por área, taxa de no-show, picos e vales de ocupação, dias mais e menos procurados.
Com esse material, as conversas sobre renovação de contratos e distribuição de cabines ganharam base objetiva e, consequentemente, resultaram em melhorias. Isso levou à expansão da solução para outras instituições do CIEE.
O que o case do CIEE ensina para outras organizações
A lição que atravessa o projeto é simples de enunciar, mas difícil de executar sem tecnologia: não existe melhorias de espaço de trabalho e redução sustentável de custo imobiliário sem dados confiáveis de ocupação.
Qualquer corte feito às cegas, ou por pressão orçamentária de curto prazo, tende a voltar em forma de atrito com as equipes, filas por sala ou improvisações que saem mais caras lá na frente. Para gestores de Real Estate, Facilities, RH e C-Level que precisam entregar eficiência com o espaço físico.
Conclusão
A melhor forma de entender o impacto da plataforma é ouvir de quem vive o projeto por dentro. No depoimento em vídeo, a equipe do CIEE conta como foi a implantação da WiseOffices, quais obstáculos enfrenta e como a solução passou a gerar resultados concretos e ganho de eficiência na operação.
Confira o depoimento completo no link!
Se a sua organização enfrenta o mesmo desafio de equilibrar custos imobiliários, modelo híbrido e experiência do colaborador, o próximo passo é conhecer a plataforma de perto. Agende uma demonstração da WiseOffices e veja como transformar dados de ocupação em decisão estratégica.
