Entender como os escritórios são realmente utilizados é um dos maiores desafios para quem atua na gestão de espaços corporativos. A cultura do trabalho híbrido, a busca por eficiência operacional e o foco na experiência do colaborador exigem das empresas uma abordagem data driven para workspaces, um olhar mais analítico, e menos intuitivo,  sobre a ocupação dos ambientes. 

É nesse contexto que o conceito de data driven para workspaces ganha protagonismo: decisões orientadas por dados que revelam padrões de uso, desperdícios ocultos e oportunidades de otimização.

Foi justamente sobre esse tema que a WiseOffices promoveu o webinar “Dados que geram decisões: o que a taxa de ocupação dos seus escritórios está tentando te dizer?”. O encontro reuniu profissionais de Facilities, RH e Operações de diferentes segmentos para discutir, com base em casos reais, como a análise de dados transforma a gestão de espaços em uma ferramenta estratégica de negócios.

Entre os convidados, participaram representantes de empresas como Azzas2154, Unicesumar e FURIA Esports, além do time da própria WiseOffices. A conversa trouxe reflexões práticas sobre eficiência, cultura corporativa e experiência do colaborador, com um ponto central em comum: os números não mentem — e quando bem interpretados, ajudam a moldar o futuro do trabalho.

Contexto do webinar: por que os dados de ocupação importam

O evento, mediado por Michelle Esteves, abriu com uma constatação que norteou toda a discussão: muitas decisões sobre espaço corporativo ainda são tomadas com base em achismos. 

Sem dados confiáveis, as empresas acabam superestimando a necessidade de áreas, contratando espaços ou serviços desnecessários. A adoção de uma estratégia data driven para workspaces permite reverter esse cenário e deixar de enxergar oportunidades de economia e eficiência.

A proposta do encontro foi justamente mostrar, por meio de experiências concretas, como a adoção de plataformas inteligentes de gestão — como a WiseOffices — permite capturar informações precisas sobre reservas, check-ins, fluxos e ocupação real dos ambientes, criando uma base sólida para decisões de médio e longo prazo.

Ao longo do debate, os participantes ressaltaram que ser data driven para workspaces não é apenas ter acesso a relatórios, mas aprender a ler o comportamento do espaço, compreender quando e por que ele é usado, e ajustar políticas e estruturas com base nesses insights.

Cases de mercado: aprendizados na prática

Antes de entrar nos números, o webinar apresentou dois cases de destaque: Hering (Azzas2154) e Unicesumar, que ilustram de forma clara como o uso inteligente de dados transforma a maneira como as empresas enxergam seus escritórios e áreas comuns.

Estacionamento Hering: dados que ajudaram a repensar a gestão do espaço

A arquiteta Mariana Bianchi, coordenadora de facilities e manutenção na unidade Basic do grupo Azzas2154, contou como a empresa utilizou a plataforma para resolver um problema recorrente: o uso do estacionamento.

O cenário inicial era caótico, 82 vagas disponíveis para mais de 200 usuários, em um contexto de trabalho híbrido. As percepções indicavam falta de espaço, e a primeira reação natural seria buscar a locação de um estacionamento externo, o que geraria alto custo fixo.

A solução foi implantar um sistema de agendamento via WiseOffices para monitorar o uso real das vagas. 

Em poucas semanas, os dados revelaram uma realidade totalmente diferente da percepção inicial: a ocupação total só ocorria em dias específicos e determinadas áreas (como as vagas cobertas) eram super disputadas, enquanto outras — como o andar descoberto — permaneciam quase sempre livres.

Essas informações permitiram cancelar o plano de aluguel externo, economizando recursos significativos e iniciando um processo de reeducação do colaborador, que passou a reservar e liberar as vagas de forma mais consciente. 

O acompanhamento diário de métricas e padrões de uso transformou o estacionamento em um espaço autogerido e eficiente.

O aprendizado desse caso é emblemático: dados substituem o achismo e mostram que o problema muitas vezes não é falta de espaço, mas gestão e comportamento. Ao entender o real padrão de ocupação, a Hering conseguiu equilibrar uso, custo e experiência dos colaboradores.

Azzas2154 (Fashion & Lifestyle): usabilidade, eficiência e crescimento sustentável

Na sequência, Andrea Leonço, supervisora de facilities da unidade Fashion & Lifestyle da Azzas2154, apresentou a experiência de outro braço do grupo.

Com prédios corporativos de múltiplos andares e uma rotina intensa de reuniões e eventos, a empresa enfrentava desafios de organização, agendamento e controle de custos. Já utilizava uma ferramenta anterior, mas pouco intuitiva e de baixa adesão. A transição para a WiseOffices marcou uma virada cultural.

Segundo Andrea, a usabilidade foi o diferencial decisivo. A adesão dos colaboradores foi imediata, a plataforma intuitiva reduziu a necessidade de suporte e tornou o agendamento de espaços algo natural. 

Relatórios automáticos passaram a mostrar como cada sala e andar eram utilizados, permitindo reorganizar o layout e redistribuir recursos de forma mais inteligente.

Outro ponto essencial foi o acompanhamento da evolução do grupo. Em pouco tempo, a Azzas2154 cresceu de um prédio para cinco unidades corporativas, e a ferramenta acompanhou essa expansão sem gargalos. 

O resultado foi uma gestão integrada, flexível e financeiramente sustentável, que reduziu custos, manteve a qualidade do serviço e melhorou a experiência do colaborador.

A executiva destacou também a importância de contar com parceiros tecnológicos capazes de evoluir junto com o negócio, adaptando a plataforma a novas necessidades, uma lição valiosa para gestores que buscam boas práticas em facilities e eficiência operacional sem perder a agilidade.

Painel de perguntas e provocações

Após os cases, o webinar abriu espaço para uma conversa entre Pedro Reis (Unicesumar) e Luccas de Brito (FURIA Esports), mediada por Michelle Esteves. O painel trouxe uma diversidade de contextos  (o ambiente educacional, o corporativo criativo e o varejo) e mostrou como os dados de ocupação impactam todos os setores de maneira transversal.

Antes das perguntas, o diretor da WiseOffices, Pedro Abenante, apresentou um panorama de mercado e reforçou o propósito da ferramenta: transformar dados em decisões, melhorando o aproveitamento dos espaços e apoiando a cultura híbrida com tecnologia intuitiva e relatórios estratégicos.

A WiseOffices, segundo Pedro Abenante, já ultrapassou 1 milhão de reservas e 100 mil usuários ativos, crescendo 700% nos últimos 12 meses. O foco da empresa é oferecer usabilidade, automação e gestão baseada em métricas, pilares essenciais para qualquer negócio que queira adotar uma cultura verdadeiramente data driven para workspaces.

Estruturas, desafios e métricas: o olhar dos gestores

Durante o painel, Pedro Reis destacou a complexidade de gerir espaços em uma instituição de ensino com múltiplos prédios e demandas simultâneas. Antes da plataforma, o time de facilities enfrentava dificuldades para agendar manutenções e organizar equipes. 

Com o uso do sistema, passou a planejar intervenções de forma precisa, sem interferir em aulas ou eventos.

Já Luccas de Brito, da FURIA Esports, trouxe uma realidade completamente diferente: a expansão acelerada de uma startup. A equipe saiu de um escritório pequeno para uma estrutura de mais de mil metros quadrados, e o desafio passou a ser coordenar salas, reuniões, visitas e horários de maior fluxo. 

A centralização das informações e a possibilidade de cruzar reservas com dados de frequência ajudaram a manter a organização e aprimorar a experiência de visitantes e parceiros.

Quando questionados sobre quais KPIs acompanham de perto, ambos citaram dois indicadores-chave: reservas e check-ins. Essas métricas revelam o nível real de ocupação, identificam períodos de pico e permitem calcular o índice de subutilização. 

Para a Unicesumar, por exemplo, esse controle é essencial na tomada de decisão sobre investimentos em novos laboratórios ou auditórios, dados que orientam a expansão com base em evidências, não em suposições.

Outro ponto debatido foi o impacto financeiro. Espaços ociosos são custos fixos desnecessários, e a visibilidade proporcionada pelos dados permite redistribuir áreas, ajustar contratos e reduzir desperdícios de forma inteligente.

Cases e resultados concretos: da eficiência à experiência

Durante o painel, os gestores compartilharam iniciativas que trouxeram ganhos mensuráveis.

Na Unicesumar, a centralização das informações eliminou planilhas paralelas e melhorou a comunicação entre equipes. Cada reserva passou a seguir regras claras, com prazos mínimos e filtros automáticos, o que reduziu falhas e imprevistos. 

O sistema também facilitou o onboarding de novos professores, que agora conseguem visualizar fotos e detalhes das salas antes do uso, otimizando tempo e reduzindo solicitações de suporte.

Já na FURIA, a aplicação dos dados foi além da ocupação: a equipe usou os relatórios para automatizar o ar-condicionado conforme a variação de presença, ajustando temperatura e consumo de energia conforme o fluxo de pessoas. 

O resultado foi mais conforto térmico, economia e reconhecimento até do condomínio, que passou a usar o case como referência.

Esses exemplos reforçam um ponto central do webinar: a gestão de escritórios baseada em dados vai muito além de reservas de sala. Ela envolve integração com manutenção, sustentabilidade, bem-estar e cultura organizacional, um ecossistema inteligente onde cada decisão é sustentada por informações confiáveis.

Integração entre áreas e impacto estratégico

Um dos temas mais debatidos foi a conexão entre Facilities, RH e Operações.

Tanto Pedro quanto Luccas destacaram que o verdadeiro valor dos dados de ocupação surge quando eles são compartilhados entre departamentos. A Unicesumar, por exemplo, integrou o sistema ao RH, que agora também faz reservas e analisa padrões de uso para planejar eventos, treinamentos e contratações com base em ocupação real.

Na FURIA, a área de Facilities atua lado a lado com RH e financeiro, cruzando dados de presença e agendamento para otimizar custos. Essa sinergia tornou possível alinhar objetivos: melhorar a experiência do colaborador sem comprometer o orçamento.

A discussão trouxe ainda reflexões sobre cultura corporativa e mudança de hábitos. A implantação de plataformas data driven exige educação interna, comunicação clara e envolvimento dos times. 

Quando os colaboradores percebem o impacto direto de suas ações, como liberar uma vaga não utilizada ou agendar corretamente uma sala, a adesão cresce e a gestão se torna mais fluida.

Tendências futuras: eficiência, automação e propósito

No encerramento, os convidados foram provocados a pensar sobre o futuro da gestão de escritórios.

Para Pedro Reis, o caminho é claro: a automação será cada vez mais central. Ferramentas de checagem automática via Wi-Fi, sensores de presença e reconhecimento facial já são realidade e devem evoluir. 

A meta é reduzir o esforço humano e tornar os processos mais fluídos e integrados.

Luccas de Brito complementou que o desafio dos próximos anos é encontrar o equilíbrio entre eficiência operacional e experiência humana. Para ele, o papel do gestor de facilities é, acima de tudo, facilitar,  garantir que o ambiente seja produtivo, confortável e sustentável, sem gerar atritos. 

As empresas que conseguirem unir tecnologia, propósito e cuidado com as pessoas estarão um passo à frente.

A moderação destacou que ser data driven para workspaces não é apenas acompanhar dashboards, mas criar uma cultura de tomada de decisão inteligente, onde cada métrica tem um significado e orienta ações concretas.

Principais insights sobre ocupação

A partir das falas e cases apresentados, o webinar consolidou alguns aprendizados fundamentais para quem busca transformar dados em estratégia:

1. Dados substituem achismos: A percepção visual do espaço muitas vezes engana. Só com registros consistentes de reservas e check-ins é possível entender padrões reais de uso.

2. Eficiência e experiência caminham juntas: A otimização de espaços não deve ser vista apenas sob o prisma financeiro. Um ambiente bem gerido aumenta a satisfação e o engajamento dos colaboradores.

3. Ferramentas intuitivas garantem adesão: Usabilidade é essencial. Plataformas complexas geram resistência; sistemas simples e visuais se tornam parte da rotina.

4. Integração é a nova palavra-chave: Facilities, RH e Operações precisam atuar de forma coordenada, compartilhando dados e objetivos. Somente assim é possível atingir o equilíbrio entre custo e conforto.

5. A ocupação é um termômetro estratégico: Mais do que um indicador operacional, a taxa de ocupação reflete a saúde da cultura corporativa. Espaços vazios podem sinalizar desalinhamento, enquanto ambientes cheios, mas caóticos, indicam falta de planejamento.

Dados que moldam o futuro do trabalho

O principal recado do webinar é que dados de ocupação não são apenas estatísticas,  são recursos estratégicos. Quando bem interpretados, permitem repensar layouts, ajustar contratos, reduzir desperdícios e preparar o futuro do trabalho com inteligência e sensibilidade.

Empresas que adotam uma cultura data driven para workspaces conseguem transformar seus escritórios em ativos dinâmicos e eficientes. Elas aprendem a ler o comportamento dos espaços, identificam oportunidades escondidas e tomam decisões baseadas em evidências, não em percepções.

Como mostrou cada case, a combinação entre tecnologia, gestão e cultura colaborativa é o que diferencia as organizações preparadas para o novo cenário. O futuro dos escritórios não será apenas sobre onde as pessoas trabalham, mas sobre como e por que os espaços são utilizados

Conclusão

O webinar “Dados que geram decisões” deixou uma mensagem clara: a gestão moderna de workspaces não pode mais se basear em achismos. Os cases apresentados, da Hering à FURIA Esports, passando pela Unicesumar, demonstram que adotar uma abordagem data driven para workspaces permite revelar desperdícios invisíveis, otimizar custos e melhorar a experiência dos colaboradores.

Quando bem interpretados e compartilhados entre Facilities, RH e Operações, os dados de ocupação transformam espaços corporativos em ativos estratégicos, preparados para crescer de forma sustentável e consciente.

A pergunta que fica não é mais “por que adotar uma gestão data driven para workspaces?”, mas sim “quanto sua empresa ainda está perdendo por não olhar para os dados?” Quer implementar essa transformação na sua organização?

Quer entender como aplicar esses insights na sua empresa? Entre em contato com a WiseOffices e descubra como transformar dados de ocupação em decisões inteligentes para o seu negócio.