Entender como os escritórios são realmente utilizados é um dos maiores desafios para quem atua na gestão de espaços corporativos.
A cultura do trabalho híbrido, a busca por eficiência operacional e o foco na experiência do colaborador exigem das empresas um olhar mais analítico, e menos intuitivo, sobre a ocupação dos ambientes.
É nesse contexto que o conceito de data driven para workspaces ganha protagonismo: decisões orientadas por dados que revelam padrões de uso, desperdícios ocultos e oportunidades de otimização.
Foi justamente sobre esse tema que a WiseOffices promoveu o webinar “Dados que geram decisões: o que a taxa de ocupação dos seus escritórios está tentando te dizer?”. O encontro reuniu profissionais de Facilities, RH e Operações de diferentes segmentos para discutir, com base em casos reais, como a análise de dados transforma a gestão de espaços em uma ferramenta estratégica de negócios.
Entre os convidados, participaram representantes de empresas como Azzas2154, Unicesumar e FURIA Esports, além do time da própria WiseOffices. A conversa trouxe reflexões práticas sobre eficiência, cultura corporativa e experiência do colaborador, com um ponto central em comum: os números não mentem — e quando bem interpretados, ajudam a moldar o futuro do trabalho.
Contexto do webinar: por que os dados de ocupação importam
O evento, mediado por Michelle Esteves, abriu com uma constatação que norteou toda a discussão: muitas decisões sobre espaço corporativo ainda são tomadas com base em achismos.
Sem dados confiáveis, as empresas acabam superestimando a necessidade de áreas, contratando espaços ou serviços desnecessários e deixando de enxergar oportunidades de economia e eficiência.
A proposta do encontro foi justamente mostrar, por meio de experiências concretas, como a adoção de plataformas inteligentes de gestão — como a WiseOffices — permite capturar informações precisas sobre reservas, check-ins, fluxos e ocupação real dos ambientes, criando uma base sólida para decisões de médio e longo prazo.
Ao longo do debate, os participantes ressaltaram que ser data driven para workspaces não é apenas ter acesso a relatórios, mas aprender a ler o comportamento do espaço, compreender quando e por que ele é usado, e ajustar políticas e estruturas com base nesses insights.
Cases de mercado: aprendizados na prática
Antes de entrar nos números, o webinar apresentou dois cases de destaque: Hering (Azzas2154) e Unicesumar, que ilustram de forma clara como o uso inteligente de dados transforma a maneira como as empresas enxergam seus escritórios e áreas comuns.
Estacionamento Hering: dados que ajudaram a repensar a gestão do espaço
A arquiteta Mariana Bianchi, coordenadora de facilities e manutenção na unidade Basic do grupo Azzas2154, contou como a empresa utilizou a plataforma para resolver um problema recorrente: o uso do estacionamento.
O cenário inicial era caótico, 82 vagas disponíveis para mais de 200 usuários, em um contexto de trabalho híbrido. As percepções indicavam falta de espaço, e a primeira reação natural seria buscar a locação de um estacionamento externo, o que geraria alto custo fixo.
A solução foi implantar um sistema de agendamento via WiseOffices para monitorar o uso real das vagas.
Em poucas semanas, os dados revelaram uma realidade totalmente diferente da percepção inicial: a ocupação total só ocorria em dias específicos e determinadas áreas (como as vagas cobertas) eram super disputadas, enquanto outras — como o andar descoberto — permaneciam quase sempre livres.
Essas informações permitiram cancelar o plano de aluguel externo, economizando recursos significativos e iniciando um processo de reeducação do colaborador, que passou a reservar e liberar as vagas de forma mais consciente.
O acompanhamento diário de métricas e padrões de uso transformou o estacionamento em um espaço autogerido e eficiente.
O aprendizado desse caso é emblemático: dados substituem o achismo e mostram que o problema muitas vezes não é falta de espaço, mas gestão e comportamento. Ao entender o real padrão de ocupação, a Hering conseguiu equilibrar uso, custo e experiência dos colaboradores.
Azzas2154 (Fashion & Lifestyle): usabilidade, eficiência e crescimento sustentável
Na sequência, Andrea Leonço, supervisora de facilities da unidade Fashion & Lifestyle da Azzas2154, apresentou a experiência de outro braço do grupo.
Com prédios corporativos de múltiplos andares e uma rotina intensa de reuniões e eventos, a empresa enfrentava desafios de organização, agendamento e controle de custos. Já utilizava uma ferramenta anterior, mas pouco intuitiva e de baixa adesão. A transição para a WiseOffices marcou uma virada cultural.
Segundo Andrea, a usabilidade foi o diferencial decisivo. A adesão dos colaboradores foi imediata, a plataforma intuitiva reduziu a necessidade de suporte e tornou o agendamento de espaços algo natural.
Relatórios automáticos passaram a mostrar como cada sala e andar eram utilizados, permitindo reorganizar o layout e redistribuir recursos de forma mais inteligente.
Outro ponto essencial foi o acompanhamento da evolução do grupo. Em pouco tempo, a Azzas2154 cresceu de um prédio para cinco unidades corporativas, e a ferramenta acompanhou essa expansão sem gargalos.
O resultado foi uma gestão integrada, flexível e financeiramente sustentável, que reduziu custos, manteve a qualidade do serviço e melhorou a experiência do colaborador.
A executiva destacou também a importância de contar com parceiros tecnológicos capazes de evoluir junto com o negócio, adaptando a plataforma a novas necessidades, uma lição valiosa para gestores que buscam boas práticas em facilities e eficiência operacional sem perder a agilidade.
Painel de perguntas e provocações
Após os cases, o webinar abriu espaço para uma conversa entre Pedro Reis (Unicesumar) e Luccas de Brito (FURIA Esports), mediada por Michelle Esteves. O painel trouxe uma diversidade de contextos (o ambiente educacional, o corporativo criativo e o varejo) e mostrou como os dados de ocupação impactam todos os setores de maneira transversal.
Antes das perguntas, o diretor da WiseOffices, Pedro Abenante, apresentou um panorama de mercado e reforçou o propósito da ferramenta: transformar dados em decisões, melhorando o aproveitamento dos espaços e apoiando a cultura híbrida com tecnologia intuitiva e relatórios estratégicos.
A WiseOffices, segundo Pedro Abenante, já ultrapassou 1 milhão de reservas e 100 mil usuários ativos, crescendo 700% nos últimos 12 meses. O foco da empresa é oferecer usabilidade, automação e gestão baseada em métricas, pilares essenciais para qualquer negócio que queira adotar uma cultura verdadeiramente data driven para workspaces.
Estruturas, desafios e métricas: o olhar dos gestores
Durante o painel, Pedro Reis destacou a complexidade de gerir espaços em uma instituição de ensino com múltiplos prédios e demandas simultâneas. Antes da plataforma, o time de facilities enfrentava dificuldades para agendar manutenções e organizar equipes.
Com o uso do sistema, passou a planejar intervenções de forma precisa, sem interferir em aulas ou eventos.
Já Luccas de Brito, da FURIA Esports, trouxe uma realidade completamente diferente: a expansão acelerada de uma startup. A equipe saiu de um escritório pequeno para uma estrutura de mais de mil metros quadrados, e o desafio passou a ser coordenar salas, reuniões, visitas e horários de maior fluxo.
A centralização das informações e a possibilidade de cruzar reservas com dados de frequência ajudaram a manter a organização e aprimorar a experiência de visitantes e parceiros.
Quando questionados sobre quais KPIs acompanham de perto, ambos citaram dois indicadores-chave: reservas e check-ins. Essas métricas revelam o nível real de ocupação, identificam períodos de pico e permitem calcular o índice de subutilização.
Para a Unicesumar, por exemplo, esse controle é essencial na tomada de decisão sobre investimentos em novos laboratórios ou auditórios, dados que orientam a expansão com base em evidências, não em suposições.
Outro ponto debatido foi o impacto financeiro. Espaços ociosos são custos fixos desnecessários, e a visibilidade proporcionada pelos dados permite redistribuir áreas, ajustar contratos e reduzir desperdícios de forma inteligente.
Cases e resultados concretos: da eficiência à experiência
Durante o painel, os gestores compartilharam iniciativas que trouxeram ganhos mensuráveis.
Na Unicesumar, a centralização das informações eliminou planilhas paralelas e melhorou a comunicação entre equipes. Cada reserva passou a seguir regras claras, com prazos mínimos e filtros automáticos, o que reduziu falhas e imprevistos.
O sistema também facilitou o onboarding de novos professores, que agora conseguem visualizar fotos e detalhes das salas antes do uso, otimizando tempo e reduzindo solicitações de suporte.
Já na FURIA, a aplicação dos dados foi além da ocupação: a equipe usou os relatórios para automatizar o ar-condicionado conforme a variação de presença, ajustando temperatura e consumo de energia conforme o fluxo de pessoas.
O resultado foi mais conforto térmico, economia e reconhecimento até do condomínio, que passou a usar o case como referência.
Esses exemplos reforçam um ponto central do webinar: a gestão de escritórios baseada em dados vai muito além de reservas de sala. Ela envolve integração com manutenção, sustentabilidade, bem-estar e cultura organizacional, um ecossistema inteligente onde cada decisão é sustentada por informações confiáveis.
Integração entre áreas e impacto estratégico
Um dos temas mais debatidos foi a conexão entre Facilities, RH e Operações.
Tanto Pedro quanto Luccas destacaram que o verdadeiro valor dos dados de ocupação surge quando eles são compartilhados entre departamentos. A Unicesumar, por exemplo, integrou o sistema ao RH, que agora também faz reservas e analisa padrões de uso para planejar eventos, treinamentos e contratações com base em ocupação real.
Na FURIA, a área de Facilities atua lado a lado com RH e financeiro, cruzando dados de presença e agendamento para otimizar custos e equilibrar conforto e eficiência. Essa sinergia tornou possível alinhar objetivos: melhorar a experiência do colaborador sem comprometer o orçamento.
A discussão trouxe ainda reflexões sobre cultura corporativa e mudança de hábitos. A implantação de plataformas data driven exige educação interna, comunicação clara e envolvimento dos times.
Quando os colaboradores percebem o impacto direto de suas ações — como liberar uma vaga não utilizada ou agendar corretamente uma sala — a adesão cresce e a gestão se torna mais fluida.
Tendências futuras: eficiência, automação e propósito
No encerramento, os convidados foram provocados a pensar sobre o futuro da gestão de escritórios.
Para Pedro Reis, o caminho é claro: a automação será cada vez mais central. Ferramentas de checagem automática via Wi-Fi, sensores de presença e reconhecimento facial já são realidade e devem evoluir, permitindo um controle preciso e praticamente invisível para o usuário.
A meta é reduzir o esforço humano e tornar os processos mais fluídos e integrados.
Luccas de Brito complementou que o desafio dos próximos anos é encontrar o equilíbrio entre eficiência operacional e experiência humana. Para ele, o papel do gestor de facilities é, acima de tudo, facilitar, garantir que o ambiente seja produtivo, confortável e sustentável, sem gerar atritos.
As empresas que conseguirem unir tecnologia, propósito e cuidado com as pessoas estarão um passo à frente.
A moderação destacou que ser data driven para workspaces não é apenas acompanhar dashboards, mas criar uma cultura de tomada de decisão inteligente, onde cada métrica tem um significado e orienta ações concretas.
Principais insights sobre ocupação
A partir das falas e cases apresentados, o webinar consolidou alguns aprendizados fundamentais para quem busca transformar dados em estratégia:
1. Dados substituem achismos: A percepção visual do espaço muitas vezes engana. Só com registros consistentes de reservas e check-ins é possível entender padrões reais de uso.
2. Eficiência e experiência caminham juntas: A otimização de espaços não deve ser vista apenas sob o prisma financeiro. Um ambiente bem gerido aumenta a satisfação e o engajamento dos colaboradores.
3. Ferramentas intuitivas garantem adesão: Usabilidade é essencial. Plataformas complexas geram resistência; sistemas simples e visuais se tornam parte da rotina.
4. Integração é a nova palavra-chave: Facilities, RH e Operações precisam atuar de forma coordenada, compartilhando dados e objetivos. Somente assim é possível atingir o equilíbrio entre custo e conforto.
5. A ocupação é um termômetro estratégico: Mais do que um indicador operacional, a taxa de ocupação reflete a saúde da cultura corporativa. Espaços vazios podem sinalizar desalinhamento, enquanto ambientes cheios, mas caóticos, indicam falta de planejamento.
Dados que moldam o futuro do trabalho
O principal recado do webinar é que dados de ocupação não são apenas estatísticas, são recursos estratégicos. Quando bem interpretados, permitem repensar layouts, ajustar contratos, reduzir desperdícios e preparar o futuro do trabalho com inteligência e sensibilidade.
Empresas que adotam uma cultura data driven para workspaces conseguem transformar seus escritórios em ativos dinâmicos e eficientes. Elas aprendem a ler o comportamento dos espaços, identificam oportunidades escondidas e tomam decisões baseadas em evidências, não em percepções.
Como mostrou cada case, a combinação entre tecnologia, gestão e cultura colaborativa é o que diferencia as organizações preparadas para o novo cenário. O futuro dos escritórios não será apenas sobre onde as pessoas trabalham, mas sobre como e por que os espaços são utilizados
Quer entender como aplicar esses insights na sua empresa? Entre em contato com a WiseOffices e descubra como transformar dados de ocupação em decisões inteligentes para o seu negócio.
