Imagine uma empresa que investe em ambientes corporativos modernos, mas vê salas vazias e estações de trabalho ociosas enquanto parte do time faz home office. Essa é a realidade de quem ainda não encontrou a ferramenta certa para transformar o espaço físico em um ativo estratégico.

A flexibilidade do trabalho híbrido traz desafios na administração desses espaços, pressionando gestores a buscar eficiência, redução de custos e uma experiência  superior para os colaboradores. 

Um software de gestão dos espaços pode ser o divisor de águas, garantindo agilidade no agendamento, aproveitamento total das áreas e satisfação da equipe. Neste artigo, você encontrará o comparativo detalhado das 5 melhores ferramentas de hot desk booking para que sua escolha seja estratégica e decisiva.

Por que um software de gestão dos espaços tornou-se indispensável?

O modelo híbrido tem dominado o trabalho global. Previsões da Gartner, por exemplo,  indicava que até 2025 os escritórios tradicionais darão lugar a arranjos flexíveis, impulsionados por tecnologia e expectativas dos funcionários. 

É preciso monitorar, reservar e analisar o uso em tempo real, para evitar desperdícios e aumentar o engajamento dos colaboradores. Softwares de gestão dos espaços centralizam as informações, oferecem relatórios detalhados sobre a ocupação e facilitam o planejamento no dia a dia de gestores de facilities, TI e RH.

Eles transformam o escritório em um hub flexível, inteligente e sempre pronto para atender a novas demandas.

Benefícios das plataformas de hot desk booking para empresas

Redução de custos operacionais

Um artigo da CB Insights estima que empresas podem economizar até 30% do orçamento destinado a espaços de trabalho ao adotar modelos híbridos, graças à eliminação de espaços ociosos.

Flexibilidade e autonomia

Colaboradores ganham liberdade para escolher onde e quando trabalhar, enquanto gestores conseguem alinhar disponibilidade a políticas internas de ocupação.

Melhoria da experiência do colaborador

Soluções modernas oferecem aplicativos intuitivos para reserva de mesas, salas de reunião e até mesmo vagas em estacionamentos corporativos, evitando conflitos e gerando satisfação.

Tomada de decisão estratégica

Relatórios inteligentes permitem ajustes na configuração dos ambientes, identificação de padrões de uso e antecipação de novas necessidades da equipe.

Integração com outros sistemas

Ferramentas de hot desk booking integram-se a calendários corporativos, controle de acesso e apps internos, tornando a operação mais fluida. Além disso, ajudam empresas presenciais a aproveitar melhor o espaço e reduzir custos imobiliários. 

Também promovem ambientes mais colaborativos e oferecem uma visão real do uso dos ambientes para decisões estratégicas.

Comparativo: as 5 melhores ferramentas de hot desk booking

Veja uma análise das soluções que mais se destacam no mercado e descubra qual se encaixa ao perfil da sua empresa:

1.WiseOffices: líder em qualidade de dados, usabilidade e inteligência

A WiseOffices reúne tudo o que um workplace moderno precisa em uma plataforma única, ágil e extremamente intuitiva. Ao combinar automação, usabilidade avançada e analytics de alta performance, a solução simplifica a gestão do espaço físico e eleva a experiência dos colaboradores.

Além disso, oferece implantação rápida, superando alternativas estrangeiras que geralmente são mais complexas e caras. Com gestão centralizada de salas, mesas e ambientes personalizados, a plataforma inclui planta 3D interativa com ocupação em tempo real e o WiseBot, assistente inteligente para chamados e manutenções.

Conta ainda com relatórios avançados e personalizáveis (WhiteBox), app nativo para iOS e Android, uso 100% web responsivo e integração bi-direcional com Outlook e Google Agenda, incluindo provisionamento automático via Entra ID/Google.

Para otimizar operações, o modo tablet com assinatura digital reduz custos internos e os fluxos simplificados permitem ações em apenas dois cliques. A implantação ocorre em 2 a 5 dias (a depender do número de plantas contratadas), garantindo total autonomia ao administrador. 

Conta com perfis ilimitados, check-ins simplificados via QR Code e botão, ou checkin automáticos via integração com sensores, câmeras, catracas ou mesmo Wi-Fi (WiseCheck), além do WiseSense para análises anonimizadas de fluxo, localização de colegas, gamificação e padrão internacional com investimento acessível, sem cobrança em dólar.

2. Condeco

O Condeco é uma plataforma robusta e completa para gestão de espaços, oferecendo funcionalidades abrangentes para reserva de mesas, salas de reunião e gestão de visitantes. 

No entanto, alguns pontos de atenção devem ser considerados. O custo pode ser elevado, especialmente com add-ons ou módulos adicionais, tornando difícil prever o gasto total. A complexidade da plataforma pode tornar a adoção inicial um pouco demorada, exigindo mais tempo para a configuração e adaptação das equipes.

3. Robin

O Robin é uma plataforma reconhecida pela boa experiência de uso e pela simplicidade na gestão de espaços. Ele oferece recursos essenciais para reservas e organização do workplace, sendo uma solução bastante adotada por empresas que buscam algo direto e funcional. Como pontos de atenção, vale considerar que suas visualizações são mais limitadas e o nível de automação é menor quando comparado a soluções mais completas. 

A profundidade em analytics e BI também é reduzida, e a ausência de uma planta 3D interativa avançada ou de módulos inteligentes, como o equivalente ao WiseBot/WiseSense, pode ser um fator relevante dependendo da complexidade da operação. Além disso, por ser um player internacional, a cobrança em dólar tende a elevar o custo total.

4. OfficeSpace

O OfficeSpace é uma plataforma completa para gestão de espaços, sua flexibilidade e abrangência tornam-na uma escolha atrativa para empresas que precisam de uma solução mais personalizada. No entanto, a implementação e personalização podem exigir um investimento mais significativo, principalmente no que diz respeito ao design das plantas. 

A configuração da plataforma também pode ser mais complexa, demandando mais tempo e esforço do time de operações, o que faz sentido para quem tem necessidades muito específicas. As cotações também são realizadas em dólar.

5. SpaceIQ

O SpaceIQ é uma plataforma avançada que combina sensores IoT e automação predial, sendo ideal para ambientes altamente tecnológicos. Para empresas que não necessitam de uma infraestrutura tão sofisticada, a plataforma pode ser considerada superdimensionada. O alto custo, atrelado ao modelo de cobrança em dólar, e a complexidade para muitas empresas podem ser pontos a se considerar. 

Como escolher a melhor solução: critérios que fazem a diferença

Na análise para adotar um novo software de gestão dos espaços, observe além do básico. Avalie:

• Facilidade de uso: A plataforma deve ser intuitiva para todos os perfis técnicos; quanto mais simples e clara, maior a adesão dos colaboradores.
  
• Escalabilidade: O sistema precisa acompanhar o crescimento da empresa, atendendo de 50 a milhares de usuários sem perda de desempenho.
  
• Relatórios e insights em tempo real: Para facilitar decisões rápidas, opte por soluções com dashboards que entregam indicadores de uso, padrões de reserva e taxa de ocupação.
  
• Integração: Garanta compatibilidade com calendários, e-mails e ferramentas de comunicação já usadas pela empresa, facilitando o dia a dia.
  
• Segurança da informação: Com a LGPD, a proteção de dados precisa ser prioridade. Verifique certificados e protocolos adotados pelo fornecedor.
  
• Suporte técnico e onboarding: Prefira empresas que realmente acompanhem a implementação e treinem a equipe, garantindo uso efetivo da solução.

Conclusão

O cenário de trabalho flexível é realidade. Sem uma plataforma moderna de software de gestão dos espaços, empresas enfrentam perdas com espaços subutilizados, equívocos na alocação de equipes e colaboradores insatisfeitos. 

Está pronto para transformar a gestão dos seus espaços de trabalho? A WiseOffices pode otimizar o uso dos seus ambientes corporativos e melhorar a experiência dos seus colaboradores de forma ágil e econômica.

Agende uma demonstração gratuita e veja na prática como nossa plataforma pode simplificar a gestão e extrair o melhor do seu escritório.