Um custo alto que quase ninguém vê

Na Vila Olímpia, um dos bairros corporativos mais valorizados de São Paulo, manter um metro quadrado custa, em média, R$260 por mês. Esse valor não se limita ao aluguel — inclui condomínio, IPTU, energia elétrica, manutenção predial, limpeza, segurança e toda a infraestrutura que compõe um escritório corporativo.

Considerando que cada colaborador precisa, em média, de 10 metros quadrados operacionais, uma única estação de trabalho vazia representa um custo de R$2.600 mensais — ou mais de R$31 mil por ano.

Agora multiplique isso por dezenas — ou centenas — de posições ociosas todos os dias. O resultado é um prejuízo silencioso, difícil de detectar sem dados confiáveis de ocupação.

Foi exatamente esse tipo de desperdício invisível que levou a Touch Health, empresa de tecnologia para o setor hospitalar e laboratorial, a buscar uma solução precisa para entender como seus espaços estavam realmente sendo usados.

A questão não era a reserva. Era a realidade por trás dela.

A Touch já utilizava o sistema de agendamento da WiseOffices, ferramenta essencial para planejar o uso dos espaços. Mas, na prática, nem sempre o que era reservado refletia o que realmente acontecia no escritório — especialmente porque muitos colaboradores esqueciam ou deixavam de realizar o check-in manual.

Sem esse dado de validação, os relatórios perdiam precisão. E sem precisão, decisões importantes sobre infraestrutura acabavam baseadas em suposições.

Foi aí que nasceu o piloto do WiseCheck — uma nova solução desenvolvida pela WiseOffices para automatizar o processo de check-in. No caso da Touch, a tecnologia escolhida foi o Wi-Fi, que detecta a presença do colaborador na rede e valida sua ocupação sem ação manual. Mas o WiseCheck também pode operar com controle de acesso, beacons ou câmeras com reconhecimento facial, dependendo do ambiente e do nível de rastreabilidade desejado.

O resultado foi imediato: a taxa de validação de presença saltou de 31% para 97% em poucos dias — revelando um retrato muito mais preciso da ocupação real.

+215% de aumento na taxa de check-ins

O primeiro impacto: economia

Com dados confiáveis, a Touch fez o que muitas empresas nem cogitam: reduziu sua área ocupada em quase 150 posições, de forma técnica e segura, eliminando o custo de manter espaços subutilizados. Essa foi a primeira — e mais relevante — conquista.

Como a empresa é proprietária do imóvel, decidiu dar um passo adicional: transformou parte do espaço liberado em um coworking em parceria com a COW WORKSPACES, criando também uma nova fonte de receita.

WiseCheck e WiseSense: inteligência de ocupação para diferentes realidades

O caso da Touch evidenciou um padrão: planejar é importante, mas validar é indispensável.

O WiseCheck foi criado justamente para isso: cruzar planejamento com realidade, automatizando a validação de presença com total aderência à LGPD — sem depender da ação humana. É ideal para empresas que ainda operam com reservas, mas precisam transformar seus relatórios em decisões mais precisas.

Já o WiseSense vai além: detecta a presença de pessoas (com anonimização dos dados) sem necessidade de reserva ou check-in, por meio de sensores, Wi-Fi ou beacon. É uma solução ideal para espaços com alto fluxo e ocupação contínua, como hospitais, universidades, aeroportos e escritórios 100% presenciais.

Ambos os produtos se complementam e atendem a diferentes modelos operacionais, permitindo que cada empresa escolha o cenário tecnológico mais adequado à sua realidade.

Visualização real para administradores da plataforma WiseOffices

Facilities: de área de apoio a vetor estratégico de eficiência

A gestão de espaços está passando por uma transformação. Facilities não é mais área de apoio — é um dos pilares da eficiência operacional e financeira das empresas. Tomar decisões sem dados significa correr riscos desnecessários e manter estruturas que não geram valor.

Com o WiseCheck e o WiseSense, gestores ganham acesso a:

• Indicadores reais de ocupação
• Justificativas técnicas para downsize, expansão ou reconfiguração de espaços
• Redução de desperdícios estruturais
• Argumentação objetiva junto à diretoria
• Ganho de performance com redução de custos.

Shopee, Reclame Aqui, Banco Master, Stefanine, Verisure, Hering e outras empresas já estão nessa jornada.

A Touch Health é mais uma prova de que não é preciso esperar pelo futuro: ele já está acontecendo — metragem por metragem, decisão por decisão.

Sua operação ainda está baseada em suposições?
Conheça o WiseCheck e o WiseSense — soluções da WiseOffices que transformam ocupação em inteligência.